El control horario que resiste una inspección, sin cambiar cómo trabaja tu oficina

Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a registrar la jornada diaria de todos sus empleados (entrada, salida y pausas), independientemente del sector o del tipo de contrato (incluido tiempo parcial). La obligación aplica aunque la empresa sea pequeña y aunque todos los empleados teletrabajen. La no llevanza se tipifica como infracción grave en la LISOS, con sanción de 751 € a 7.500 € (art. 40.1.b), creciente con el número de trabajadores afectados y la reincidencia. Hay un refuerzo normativo previsto del registro horario, pero conviene no confiar en fechas de entrada en vigor hasta su publicación.

Sí. El fichaje se puede hacer desde cualquier navegador con conexión a internet (portátil, móvil, tablet) o desde la app Android nativa. La geolocalización es configurable: puedes exigirla, verificarla sin bloquear o desactivarla por completo para teletrabajo. Para política híbrida, puedes dar de alta "oficina" y "domicilio" como ubicaciones separadas y ver cuántos días al mes trabaja cada empleado en cada una. Los modos de geovalla estricto y flexible forman parte del plan Enterprise.

Los empleados solicitan vacaciones, días personales, asuntos propios o compensación de horas desde la app. El manager recibe notificación push, aprueba o rechaza con un clic desde el panel, y el calendario de equipo se actualiza al instante, evitando solapamientos porque el solicitante ve qué compañeros tienen ya aprobados esos días. Los permisos por enfermedad se gestionan con categoría aparte, con datos limitados a fechas y tipo conforme al RGPD. La gestión de ausencias y vacaciones está disponible a partir del plan Professional.

El sistema envía recordatorios push automáticos si no se ha registrado a la hora habitual. Además, los managers reciben alertas de fichajes pendientes y pueden completar manualmente la jornada, con justificación, si el empleado no lo hace. Todas las correcciones quedan marcadas como tales en el log de auditoría: no sobrescriben el fichaje original.

Cada empleado tiene un balance individual de horas. Las trabajadas por encima de la jornada ordinaria se acumulan automáticamente y pueden compensarse luego mediante solicitudes de compensación que el manager aprueba desde el panel, o liquidarse en nómina. Todo queda trazado en el histórico del empleado, sin Excel paralelos ni pactos verbales que nadie recuerde seis meses después. El control de horas extra y compensación se incluye desde el plan Professional.

Ningún fichaje se puede modificar ni borrar sin que quede constancia de quién lo hizo y cuándo, y cada noche el sistema comprueba solo que nada se ha tocado. En caso de inspección, generas un acceso de un solo uso desde el panel y el inspector descarga el registro de jornada del periodo pedido en PDF o CSV, sin entrar al resto de la organización. Frente a un Excel o a cualquier base de datos que se pueda editar sin dejar huella, ahí está la diferencia.

El plan Starter es gratis (hasta 3 empleados) e incluye fichaje GPS, geovalla básica, turnos individuales y recurrentes, alertas básicas, informes CSV, registro de auditoría y el registro de jornada del RDL 8/2019: suficiente para una oficina pequeña con plantilla estable. El plan Professional añade turnos compartidos, todas las alertas, mapa en vivo, gestión de ausencias y vacaciones, compensación de horas, informes en PDF, importación con IA e imputación de horas a proyectos. El plan Enterprise suma geovalla en modos estricto y flexible, incidencias, roles y miembros, y soporte prioritario. Además, al crear tu empresa tienes 30 días con las funciones de Enterprise y hasta 15 empleados, sin tarjeta.