El control horario que resiste una inspección, sin cambiar cómo trabaja tu oficina

Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a registrar la jornada diaria de todos sus empleados (entrada, salida y pausas), independientemente del sector o del tipo de contrato (incluido tiempo parcial). La obligación aplica aunque la empresa sea pequeña y aunque todos los empleados teletrabajen. La no llevanza se tipifica como infracción grave en la LISOS, con sanción de 751 € a 7.500 € (art. 40.1.b), creciente con el número de trabajadores afectados y la reincidencia. Hay un refuerzo normativo previsto del registro horario, pero conviene no confiar en fechas de entrada en vigor hasta su publicación.

Sí. El fichaje se puede hacer desde cualquier navegador con conexión a internet (portátil, móvil, tablet) o desde la app nativa. La geolocalización es configurable: puedes exigirla, verificarla sin bloquear o desactivarla por completo para teletrabajo. Para política híbrida, puedes dar de alta "oficina" y "domicilio" como ubicaciones separadas y ver cuántos días al mes trabaja cada empleado en cada una. El modo estricto, que impide fichar la entrada fuera del área, está en todos los planes, también en el gratuito.

Los empleados solicitan vacaciones, días personales, asuntos propios o compensación de horas desde la app. La solicitud llega a la campana del panel, y quien la gestiona la aprueba o la rechaza con un clic. Los permisos por enfermedad se gestionan con categoría aparte, y el justificante que se adjunte sólo lo ven la propia persona, los administradores y el propietario. La gestión de ausencias y vacaciones está incluida en todos los planes, también en el Starter gratuito.

Cinco minutos antes de cada turno de horario fijo le llega al móvil un recordatorio, y otro cuando le quedan cinco minutos para completar sus horas. Si no ficha la entrada, el responsable recibe una alerta de llegada tarde y, si el turno termina sin que haya fichado, otra de ausencia, salvo que la asignación se hiciera con el turno ya empezado. El responsable puede completar la jornada a mano, con su motivo, y cada corrección queda marcada como tal en el log de auditoría, sin sobrescribir el fichaje original.

Cada empleado tiene un balance individual de horas. Las trabajadas por encima de las de sus turnos se acumulan automáticamente y pueden compensarse luego mediante solicitudes de compensación que el manager aprueba desde el panel, o liquidarse en nómina. Todo queda trazado en el histórico del empleado, sin Excel paralelos ni pactos verbales que nadie recuerde seis meses después. El control de horas extra y compensación está en todos los planes.

Ningún fichaje se puede modificar ni borrar sin que quede constancia de quién lo hizo y cuándo, y cada noche el sistema comprueba solo que nada se ha tocado. En caso de inspección, generas un acceso temporal, revocable y de solo lectura desde el panel, y el inspector descarga el registro de jornada del periodo pedido en PDF o CSV sin entrar al resto de la organización. El secreto solo se muestra al crearlo; después, el acceso puede reutilizarse hasta que caduque o lo revoques. Frente a un Excel o a cualquier base de datos que se pueda editar sin dejar huella, ahí está la diferencia.

El plan Starter es gratis hasta 10 empleados y lleva todas las funcionalidades, entre ellas el fichaje GPS, la geovalla en modo flexible o estricto, turnos individuales, recurrentes y compartidos, quince tipos de alerta automática con el control antifraude del GPS, gestión de ausencias y vacaciones, mapa en vivo, la cronología de la jornada de tu equipo, compensación de horas, informes en CSV y en PDF, importación desde tu Excel, imputación de horas a proyectos, el modo kiosco en tablet, las encuestas anónimas al equipo, incidencias, roles y miembros, envío de nóminas y documentos a la plantilla, registro de auditoría y el registro de jornada del RDL 8/2019. Para una oficina pequeña con plantilla estable es suficiente. Professional lleva lo mismo, es para pasar de 10 empleados, sin tope de plantilla, y se paga por cada empleado que haya usado su cuenta o tenga algún registro de jornada, no a partir del undécimo. No hay periodo de prueba porque no hace falta: el Starter es gratis para siempre y sin tarjeta, así que puedes usarlo con tu plantilla real el tiempo que quieras. Si contratas un plan de pago, se cobra desde el primer día.