Todas las dudas, resueltas.

Geozly es un programa de control horario con geolocalización para empresas en España. Tu gente ficha desde el móvil y tú llevas en un solo sitio los turnos, las vacaciones y ausencias, los avisos y el registro de jornada que exige la ley. Funciona igual con una plantilla fija en un centro que con equipos repartidos por media provincia.

Sí. En los planes Professional y Enterprise subes el Excel, el CSV o el PDF que ya tienes exportado de tu sistema actual (Factorial, Sesame, Bizneo, A3 o una hoja tuya) y Geozly saca de ahí tres cosas: los empleados con sus datos de contrato, los centros de trabajo con su dirección y su área, y el histórico de jornadas con entradas, salidas y pausas. Tú revisas fila a fila, corriges lo que haga falta, descartas lo que sobre y confirmas. No hay plantilla obligatoria: vale el formato que tengas. El orden recomendado es empleados, luego centros y luego jornadas, porque cada jornada se enlaza con un empleado que ya existe. El fichero se procesa una vez y tus datos no se usan para entrenar a nadie.

Con la app de Android, que se descarga en Google Play, o desde el navegador del móvil o del ordenador sin instalar nada. En la app tienen el fichaje a un toque, los turnos que les tocan y los avisos. En iPhone hoy no hay app en la App Store: se entra desde Safari y se puede añadir a la pantalla de inicio para tener el icono como si lo fuera.

Menos de diez minutos. Creas la cuenta, das de alta tus centros de trabajo con su área en el mapa e invitas a tu equipo por email. El alta te va guiando paso a paso y no hace falta saber de informática. Puedes tener el primer centro montado y a la gente fichando el mismo día.

En español, y está pensado para España de arriba abajo: la interfaz, la ayuda, el soporte y el vocabulario legal siguen la normativa laboral española (RD-ley 8/2019).

Está hecho pensando primero en el móvil. En Android hay app propia en Google Play, con avisos push, fichaje a un toque y funcionamiento sin cobertura. En iPhone se entra desde Safari a la versión web, que también se puede añadir a la pantalla de inicio. Tanto la app como la versión web se adaptan solas a móvil, tablet y ordenador.

Sí. Si tu gente ficha en una obra sin cobertura o en un sótano, el fichaje se guarda en el móvil con la hora real a la que se hizo y sube solo en cuanto vuelve la señal. En el registro queda esa hora real, no la hora a la que se sincronizó.

Sí. Puedes crear una organización de demostración con datos de ejemplo ya cargados (empleados, centros, fichajes, turnos y ausencias) y trastear con todo sin configurar nada. Y si prefieres probarlo con tus propios datos, el plan gratuito no pide tarjeta.

Cuando alguien ficha su entrada o su salida, Geozly toma su posición GPS en ese instante y comprueba si está dentro del área que has definido para su centro de trabajo. El radio del área se configura entre 5 y 200 metros, según sea una tienda o un polígono. Solo se toma la posición en el momento del fichaje: no hay seguimiento continuo.

Es el círculo que dibujas alrededor de cada centro de trabajo. Se configura desde el panel: pinchas el punto en el mapa y ajustas el radio, entre 5 y 200 metros. Puedes hacerla amplia para una nave o un recinto grande y ajustada para un local pequeño. Cada área tiene además un modo de funcionamiento que decide qué pasa cuando alguien ficha fuera.

Depende del modo que hayas puesto en esa ubicación. En modo estricto el fichaje se bloquea, tanto la entrada como la salida. En modo flexible el fichaje se permite siempre desde donde sea, pero queda marcado como fuera del área y salta un aviso informativo para que veas de un vistazo que esa persona no estaba en el sitio de su turno.

Hay dos. Flexible: deja fichar desde cualquier sitio y marca los fichajes que ocurren fuera del área; está en los tres planes y es el que viene por defecto. Estricto: bloquea el fichaje si la persona no está dentro del área; es del plan Enterprise. El modo se elige ubicación por ubicación, así que puedes tener la nave en estricto y las rutas en flexible, y un turno concreto puede saltárselo puntualmente.

Geozly le cierra la jornada solo a las doce horas (ese margen es configurable) y deja un aviso de cierre automático para que el responsable lo revise y lo corrija si hace falta. Además, al trabajador le llegan recordatorios para que no llegue a pasar.

Sí, con su hora de inicio y de fin. El tiempo de pausa se descuenta solo del total de horas trabajadas, así que el bocadillo o la comida no cuentan como jornada. El detalle de cada pausa queda en el registro de esa persona.

Sí. Cada fichaje guarda su propia ubicación, así que alguien puede entrar y salir en un centro y volver a entrar en otro el mismo día. Es lo normal en limpieza, mantenimiento, reparto y en cualquier equipo que se mueva entre sitios.

Sí, y está en los tres planes. Imprimes el cartel con el código de cada centro, tu gente lo escanea al llegar y el fichaje queda confirmado ahí mismo. El código confirma la ubicación, no la concede: si alguien escanea el cartel de un centro que no es el de su turno, el fichaje se rechaza y te llega el aviso. El GPS se sigue comprobando igual, así que una foto del cartel no sirve para fichar desde casa. Si necesitas invalidar carteles antiguos, renuevas el código y listo.

No. La posición se toma solo en el momento del fichaje: entrada, salida y pausas. No hay seguimiento en segundo plano ni se guarda dónde está nadie fuera de esos momentos. En el mapa en vivo solo se ve a quien está fichado, y solo mientras dura su jornada.

Sí. Van cifrados de camino y guardados, se alojan en servidores de la Unión Europea y se tratan conforme al RGPD. Solo los responsables autorizados de tu organización pueden verlos, y nadie de fuera.

Se puede intentar, y en el plan Enterprise Geozly lo detecta. Reconoce las aplicaciones que simulan la posición, avisa cuando alguien aparece en dos sitios separados por una distancia que exigiría ir a más de 300 km/h, y detecta cuando el reloj del móvil no cuadra con la hora real por más de cinco minutos. Cualquiera de las tres cosas levanta un aviso al momento.

Cuatro. Tres son avisos del plan Enterprise: ubicación simulada, salto imposible entre dos centros y reloj del móvil descuadrado. El cuarto está en todos los planes y no es un aviso sino el propio registro: los fichajes se guardan encadenados unos a otros y no se pueden cambiar ni borrar sin que se note. Cada noche se comprueba solo que la cadena sigue intacta.

El GPS pierde precisión bajo techo o con mucho hormigón alrededor. Para eso puedes ampliar el radio del área en esas ubicaciones, hasta 200 metros. Y si el sitio es siempre el mismo, el cartel con el código QR a la entrada resuelve el caso sin depender de la señal.

Sí. La plataforma está alojada en la Unión Europea, los datos van cifrados de camino y guardados, y tus trabajadores tienen derecho de acceso, rectificación y supresión. Toda la actividad queda anotada en el registro de auditoría y no hay seguimiento fuera del fichaje. Cuando interviene un proveedor externo (Google Maps para situar los centros, por ejemplo), lo hace con las garantías que el RGPD exige.

Desde el panel, sueltos o repetidos. Para uno suelto eliges fecha, horario, centro y a quién se lo asignas. Para uno que se repite defines la regla: cada día, cada semana con los días que quieras, o cada mes. También puedes fijar cuánta gente mínima y máxima necesitas en cada turno.

Sí. Defines la serie una vez —lunes, miércoles y viernes, por ejemplo— y Geozly va generando las fechas solo. Puedes cambiar o cancelar un día suelto sin tocar el resto de la serie, y decirle que se salte los festivos que apliquen a ese centro.

Geozly puntúa a quien está disponible mirando cuatro cosas: lo cerca que vive del centro, cuántas horas lleva ya para repartir la carga, lo que cuesta su hora y el descanso que le queda de las últimas veinticuatro. Con eso propone quién cubre cada turno. Las propuestas quedan en borrador hasta que las validas tú. Es del plan Enterprise.

Sí, antes de proponerlo. Calcula el tiempo real de viaje con el tráfico del momento y, si no puede consultarlo, hace una estimación por distancia. Así no te propone a nadie que no llegaría a tiempo.

Sí, y con más cuidado del habitual. Exige un bloque libre seguido de al menos once horas (doce según el Estatuto de los Trabajadores) en cualquier ventana de veinticuatro horas anterior al turno. Esto importa: un cálculo simplón de "horas entre el final de un turno y el principio del siguiente" prohibiría los turnos partidos, que son el pan de cada día en hostelería, comercio, limpieza y ayuda a domicilio. Con la ventana móvil, alguien con turnos de 09:00 a 10:00 y de 14:00 a 15:00 sigue pudiendo trabajar al día siguiente. El mínimo se puede ajustar por organización si tu convenio dice otra cosa.

Sí. Seleccionas varios turnos de una vez y dejas que Geozly reparta a la gente disponible con los mismos criterios de cercanía, horas, coste y descanso. El reparto se calcula por detrás, sin dejarte la pantalla bloqueada, y te avisa cuando termina.

Desde la app o desde el navegador: elige las fechas, el tipo de ausencia y la envía. A su responsable le llega el aviso y la aprueba o la rechaza desde el panel. El trabajador recibe la respuesta y todo el recorrido queda anotado. Si las fechas se pisan con otra ausencia suya ya aprobada o pendiente, Geozly lo avisa en el momento en lugar de dejar que se solapen.

Vacaciones, baja por enfermedad, permiso personal y compensación de horas extra. Cada tipo lleva su propio saldo de días y sus reglas de aprobación, y puedes ajustarlos a lo que diga tu convenio.

Solo. Cuando se aprueba una solicitud, el saldo baja. Cada persona ve en todo momento cuántos días le quedan de cada tipo, y un responsable puede ajustar el saldo a mano cuando haga falta.

Sí, todas las ausencias aprobadas en una sola vista. Es lo que te deja planificar turnos sin descubrir un hueco el viernes por la tarde. Se filtra por persona, por tipo y por periodo.

Son el canal para contar lo que pasó cuando el fichaje no refleja la realidad: se olvidó de fichar, se quedó sin batería, hubo un problema en el centro. El trabajador lo describe desde la app y adjunta fotos si hacen falta; el responsable lo revisa y lo resuelve desde el panel, y queda todo anotado. Es del plan Enterprise.

Las horas de más se van acumulando solas y puedes devolverlas en tiempo libre en vez de en dinero. Geozly lleva el saldo pendiente de compensar, y tanto el trabajador como su responsable lo consultan cuando quieren. Es del plan Professional en adelante.

Sí. Desde 2019 el RD-ley 8/2019 obliga a toda empresa a registrar la jornada diaria de su plantilla y a conservarla cuatro años. No llevarlo en regla es una infracción grave, con sanciones de entre 751 € y 7.500 € que suben con el número de trabajadores afectados y con la reincidencia. Geozly guarda ese registro solo, día a día.

Está hecho para ella. Cada fichaje queda guardado con su hora y encadenado al anterior, de manera que no se puede cambiar ni borrar nada sin que se note. Los registros son consultables por el propio trabajador y se exportan en el formato que pide la Inspección de Trabajo.

Le das al inspector un acceso de solo lectura, con la caducidad que tú decidas, y consulta los registros por su cuenta sin entrar en tu panel ni tocar nada. También puedes entregarle directamente el PDF o el CSV del periodo que te pida. Ese acceso está en los tres planes.

Sí, en CSV en todos los planes y también en PDF desde el plan Professional. El PDF sigue el formato de registro horario que pide la normativa, listo para entregar. Puedes exportar por periodo, por persona o por centro, con la fecha, la hora de entrada, la de salida y el total.

No. Los fichajes solo se pueden añadir, nunca modificar ni borrar: cada uno queda enganchado al anterior, así que cualquier intento de cambiar uno rompe la secuencia y salta a la vista. Además, cada noche se comprueba sola que todo sigue intacto. Si un responsable corrige una jornada a mano, la corrección se anota como tal, con quién la hizo y cuándo — que es justo lo que da valor al registro delante de un inspector.

La hora exacta según el servidor, la posición GPS con su precisión, el dispositivo desde el que se hizo y el enganche con el fichaje anterior. Todo eso queda fijo y disponible para la auditoría y para la inspección.

Trece en total. Retraso en la llegada, salida anticipada, ausencia sin justificar, fichaje fuera del área, horas extra, cierre automático de la jornada, entrada en remoto, salida en remoto, QR de un centro que no toca, turno rechazado, ubicación simulada, salto imposible entre dos centros y reloj del móvil descuadrado. El plan Starter trae los tres básicos (retraso, ausencia y turno rechazado), el plan Professional trae diez y el plan Enterprise los trece, porque los tres últimos son los del control antifraude del GPS.

Sí. Cada aviso se crea en el momento del hecho que lo dispara y aparece en el centro de notificaciones del panel, el icono de la campana. La lista se refresca al entrar en la sección; el panel del ordenador no da saltos en tiempo real. Para lo urgente está la app de Android, que sí recibe avisos push.

Sí. Cada responsable ajusta sus preferencias: qué tipos de aviso quiere, por qué vía (panel, email o push) y de qué personas o equipos. Así cada uno recibe lo suyo y no el ruido de toda la empresa.

Salta cuando alguien ficha en dos sitios separados por una distancia que obligaría a ir a más de 300 km/h. Suele significar que se ha falseado la posición. El aviso trae el detalle del recorrido para que el responsable lo mire. Es del plan Enterprise.

Asistencia por día, semana o mes, horas extra por persona, horas trabajadas por persona y por centro, puntualidad, desviación respecto al turno previsto y un panel con las cifras del momento. Todo se alimenta solo de los fichajes. Los informes son del plan Professional en adelante.

Sí, en CSV y en PDF. El CSV es el que llevas a la hoja de cálculo o a la gestoría; el PDF sale ya presentable para dirección o para la inspección. Se exporta con un clic desde cualquier informe, y lo que sale es exactamente lo que estás viendo con los filtros que tengas puestos.

Sí. En cuanto alguien ficha, la cifra cambia. No hay proceso nocturno ni hay que lanzar ningún cálculo a mano.

Sí, y los filtros se combinan entre sí: un rango de fechas cualquiera, una persona o un grupo, y uno o varios centros. Lo que exportes coincidirá siempre con lo que tengas en pantalla.

Sí, desde el plan Professional. Creas clientes y proyectos, asignas a cada persona los proyectos que le tocan, y el trabajador elige desde el móvil o desde el navegador a cuál dedica su tiempo mientras está fichando. Después, un responsable puede repartir esas horas de otra manera si la imputación necesita un ajuste. Es lo que te deja saber cuántas horas se han ido en cada obra, en cada cliente o en cada iniciativa interna.

No, y esto es importante. El reparto por proyectos es una capa de contabilidad aparte: cambiar cuántas horas van a cada proyecto no cambia ni el total de horas trabajadas ni el registro protegido que se entrega a la inspección. Puedes corregir el reparto de un día de hace un mes sin tocar nada de lo que ampara al trabajador.

Geozly reparte el tiempo solo. Cuando el trabajador toca otro proyecto, los minutos desde el último cambio se apuntan al proyecto anterior y el contador arranca para el nuevo. Si se mete en pausa, el contador para, y al volver sigue con el proyecto que tenía. Si le retiras del proyecto a media jornada, al editar el reparto a mano no te dejará apuntarle más minutos de los que realmente pudo dedicarle.

Sí. La suma de lo repartido no puede pasar del total trabajado, pero tampoco es obligatorio repartirlo todo. Lo que sobra aparece como "sin imputar" y queda a la vista. Es lo normal cuando parte del día es trabajo interno que no se factura a nadie.

Cada trabajador ve y cambia el suyo desde el móvil o el navegador. Los perfiles de propietario, administrador y supervisor ven y cambian el de cualquiera de su organización, y cada cambio queda anotado con su autor. Cuando un administrador entra en modo "ver como empleado", no puede tocar el reparto: el tiempo lo apunta quien lo trabaja o un responsable que quede identificado como tal.

Sí. Retirar a alguien de un proyecto no borra nada: cierra el periodo en el que estuvo. Volver a asignárselo abre un periodo nuevo. Así puedes reconstruir, para cualquier jornada del pasado, a qué proyectos podía imputar esa persona ese día — que es justo lo que te van a pedir en una auditoría de facturación.

Sí, desde el plan Professional. El trabajador anota los kilómetros que ha hecho por trabajo sobre cada jornada ya cerrada, desde el móvil o desde el navegador, y tú los pagas a la tarifa por kilómetro que hayas fijado. Como referencia, en España están exentos de IRPF hasta 0,26 € por kilómetro; Geozly te avisa si pones una tarifa mayor, aunque pagar más es perfectamente legal. La tarifa se congela en el momento de cada apunte: cambiarla después solo afecta a los kilómetros que se anoten a partir de entonces, nunca a los ya anotados. El responsable ve el kilometraje junto a cada jornada, puede corregirlo —queda anotado— y el informe de coste laboral suma, por persona, sus horas a su coste más el kilometraje.

En parte. Lo que funciona hoy es la suscripción de calendario: Geozly genera una dirección propia para cada persona que se puede añadir a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook, y sus turnos aparecen siempre al día en el calendario que ya usa. Crear los eventos directamente dentro del calendario personal de Google está a medio camino: la conexión de la cuenta existe, la sincronización automática todavía no. Mientras tanto, la suscripción hace el trabajo.

Sí. Geozly ofrece una API REST que cubre todo el producto (cuentas, organizaciones, empleados, ubicaciones, turnos, asignaciones, fichajes, jornadas, ausencias, incidencias, avisos, auditoría e informes) y es la misma que usan el panel y la app. Está disponible en todos los planes para cualquier cuenta con acceso, sin coste añadido. La especificación no se publica abierta en producción por seguridad: si la necesitas para integrar, escríbenos y te la pasamos.

No hay un botón de "enviar a Sage" ni conectores propios con A3, Nominasol, Meta4 o Holded. Lo que sí hay es exportación completa en CSV —que abre directo en Excel— y en PDF de horas trabajadas, horas extra, ausencias y saldo por persona, con filtros por centro y periodo. Lo habitual es que la gestoría descargue el CSV cada mes y lo cruce con su sistema. Si necesitas algo más automático, escríbenos y lo miramos.

Por tres vías. En el panel y en la app hay un centro de notificaciones —el icono de la campana— donde queda guardado todo: avisos de fichaje y puntualidad, incidencias y solicitudes de ausencia. La app de Android recibe además avisos push para lo que corre prisa: recordatorio de turno, cambios de turno o un retraso. Y por email van las cosas que conviene tener fuera de la app: invitaciones, aprobaciones de permisos y avisos de facturación. Cada persona elige qué quiere recibir por cada vía.

Tres, y en los tres las ubicaciones son ilimitadas: no pagas por centro de trabajo. Starter, gratis para siempre hasta 3 empleados: fichaje con GPS y geovalla en modo flexible, fichaje por QR, turnos sueltos y repetidos, avisos de retraso y ausencia, registro de jornada exportable en CSV, registro de auditoría y acceso de solo lectura para la inspección. Professional, 2,00 € por empleado y mes hasta 10 empleados: añade vacaciones y ausencias, mapa en vivo, diez tipos de aviso, control de horas extra, imputación a proyectos, kilometraje y coste laboral, informes, importación desde tu Excel, turnos compartidos y exportación en PDF. Enterprise, 4,00 € por empleado y mes sin límite de plantilla: añade los trece avisos con control antifraude del GPS, geovalla en modo estricto, validación de desplazamientos, incidencias con foto, asignación automática de turnos, turnos que el trabajador acepta o rechaza, miembros y roles para tu oficina, ayuda personalizada para migrar y soporte prioritario. La API está en los tres.

Sí, gratis para siempre y sin tarjeta. Incluye hasta 3 empleados, ubicaciones ilimitadas, el fichaje con GPS y por QR, los turnos, el registro de jornada exportable en CSV y el registro de auditoría. No caduca ni tiene letra pequeña: es el plan con el que una empresa pequeña puede cumplir la ley sin pagar nada.

Sí. Al crear la empresa tienes 30 días con las funciones del plan Enterprise, hasta 15 empleados, y no te pedimos tarjeta para empezar. Cuando terminan, te quedas en el plan que hayas elegido —el gratuito si no has contratado nada— y no pierdes nada de lo que hayas registrado.

No, ni permanencia ni contratos largos. Das de baja cuando quieras desde la configuración de tu cuenta y mantienes el acceso hasta el final del mes que ya has pagado. Tus datos se conservan y puedes volver cuando te venga bien.

Mensual y por empleado activo. Solo pagas por las personas dadas de alta ese mes; los administradores y supervisores no cuentan aparte, y las ubicaciones no cuestan nada. El cobro lo procesa Stripe y recibes la factura por email.

En servidores de la Unión Europea, en Alemania. El núcleo del control horario no saca datos de la UE. Algunos módulos opcionales usan proveedores de fuera —Google Maps para situar los centros, o el servicio que lee tu Excel en la importación—; en esos casos la transferencia se ampara en las garantías que exige el RGPD. Está detallado en nuestra política de privacidad.

Sí, de camino y guardados. Las comunicaciones van por HTTPS y lo almacenado está cifrado en el servidor. Los fichajes tienen además su propia protección: quedan encadenados unos a otros, así que no se pueden alterar sin que se note.

Solo la gente de tu organización, y cada uno según su perfil: propietario (todo), administrador (gestión completa), supervisor (su equipo) y solo lectura (consulta). Ni otro cliente ni nadie de Geozly entra en tus datos.

Sí, por el derecho de supresión del RGPD. Se borran los fichajes, los datos de tus empleados, la configuración y todo lo demás. Es definitivo y no tiene vuelta atrás. Escríbenos a contact@geozly.com para arrancar el proceso.

Por email, en contact@geozly.com. Los planes Professional y Enterprise tienen soporte con prioridad y respuesta más rápida. Quien te responde sabe de control horario y de normativa laboral española, no lee de un guion.

La puesta en marcha te va guiando paso a paso dentro de la propia herramienta, desde la primera ubicación hasta el uso del día a día, y tienes la documentación y las guías disponibles. Los clientes de Enterprise tienen además sesiones de formación a medida y una persona de referencia.

Trabajamos con un objetivo de disponibilidad del 99,9 %, sobre una infraestructura redundante y con despliegues que no cortan el servicio. Y aunque se cayera, tu gente puede seguir fichando: la app guarda los fichajes en el móvil con su hora real y los sube en cuanto vuelve a haber conexión.