Todas las dudas, resueltas.

Geozly es un programa de control horario con geolocalización para empresas en España. Tu gente ficha desde el móvil y tú llevas en un solo sitio los turnos, las vacaciones y ausencias, las alertas y el registro de jornada que exige la ley. Funciona igual con una plantilla fija en un centro que con equipos repartidos por media provincia.

Sí, en los dos planes. Te descargas una plantilla, la rellenas con lo que ya tienes exportado de tu sistema actual (Factorial, Sesame, Bizneo, A3 o una hoja tuya) y la subes. Se hace tres veces: los empleados con sus datos de contrato, los centros de trabajo con su dirección, y el histórico de jornadas con entradas, salidas y pausas. El orden de las columnas da igual, porque se emparejan por su nombre, y una columna que no reconozca se ignora sin más. Tú revisas fila a fila, corriges lo que haga falta y confirmas; si una sola fila no se entiende, no se importa nada. El orden recomendado es empleados, luego centros y luego jornadas, porque cada jornada se enlaza con un empleado que ya existe. Acepta Excel y CSV; el PDF dejó de aceptarse en septiembre de 2026, cuando la lectura pasó a ser determinista.

Con la app, que está en Google Play y en la App Store, o desde el navegador del móvil o del ordenador sin instalar nada. En la app tienen el fichaje a un toque, los turnos que les tocan y sus notificaciones. Quien prefiera no instalar nada entra desde el navegador y puede añadirlo a la pantalla de inicio para tener el icono igual.

Menos de diez minutos. Creas la cuenta, das de alta tus centros de trabajo con su área en el mapa e invitas a tu equipo por email. El alta te va guiando paso a paso y no hace falta saber de informática. Puedes tener el primer centro montado y a la gente fichando el mismo día.

En castellano y en catalán, y cada persona elige el suyo en la web y en la app. Lo que se exporta, los correos y las notificaciones siguen en castellano. Está pensado para España de arriba abajo, y la interfaz, la ayuda, el soporte y el vocabulario legal siguen la normativa laboral española (RD-ley 8/2019).

Está hecho pensando primero en el móvil. Hay app propia para Android y para iPhone, con notificaciones push, fichaje a un toque y funcionamiento sin cobertura. Quien prefiera no instalarla entra a la versión web desde el navegador, que también se puede añadir a la pantalla de inicio. Tanto la app como la versión web se adaptan solas a móvil, tablet y ordenador.

Sí. Si tu gente ficha en una obra sin cobertura o en un sótano, el fichaje se guarda en el móvil con la hora real a la que se hizo y sube solo en cuanto vuelve la señal. En el registro queda esa hora real, no la hora a la que se sincronizó.

Sí, y de la mejor manera que hay, que es con tu propia gente. El plan gratuito no es una maqueta ni caduca: es el producto entero para hasta 10 personas, sin tarjeta, así que lo normal es montar un centro de verdad la primera semana y ver si te sirve. Y si prefieres verlo funcionando con datos ya cargados antes de dar de alta a nadie, escríbenos a contact@geozly.com y te lo preparamos.

Cuando alguien ficha su entrada o su salida, Geozly toma su posición GPS en ese instante y comprueba si está dentro del área que has definido para su centro de trabajo. El radio del área se configura entre 5 metros y 5 kilómetros, según sea una tienda, un polígono o una obra al aire libre. Para comprobar el área solo se toma la posición en el momento del fichaje. No hay seguimiento continuo salvo que actives el recorrido de la jornada para alguien, que es otra función.

Es el círculo que dibujas alrededor de cada centro de trabajo. Se configura desde el panel: pinchas el punto en el mapa y ajustas el radio, entre 5 metros y 5 kilómetros. Puedes hacerla amplia para una nave, un recinto grande o una cantera y ajustada para un local pequeño. Cada área tiene además un modo de funcionamiento que decide qué pasa cuando alguien ficha fuera.

Depende del modo que hayas puesto en esa ubicación y de si es una entrada o una salida. En modo estricto se bloquea la entrada. En modo flexible la entrada se permite desde donde sea, pero queda marcada como fuera del área y salta además una alerta para que veas de un vistazo que esa persona no estaba en el sitio de su turno. La salida no se bloquea nunca, en ninguno de los dos modos: se registra con su hora real, marcada como fuera del área y con su alerta. Impedirla sólo conseguiría que la jornada quedara abierta y la cerrara el sistema con una hora inventada.

Hay dos, y tienes los dos en cualquier plan, también en el gratuito. Flexible: deja fichar desde cualquier sitio y marca los fichajes que ocurren fuera del área; es el que viene por defecto. Estricto: no deja empezar el turno si la persona no está dentro del área. Ninguno de los dos bloquea la salida. El modo se elige ubicación por ubicación, así que puedes tener la nave en estricto y las rutas en flexible, y un turno concreto puede saltárselo puntualmente.

Geozly le cierra la jornada solo a las doce horas (ese margen es configurable) y deja una alerta de cierre automático para que el responsable la revise y corrija la jornada si hace falta. Además, al trabajador le llegan recordatorios para que no llegue a pasar.

Sí, con su hora de inicio y de fin. El tiempo de pausa se descuenta solo del total de horas trabajadas, así que el bocadillo o la comida no cuentan como jornada. El detalle de cada pausa queda en el registro de esa persona. Se marcan desde el móvil o desde el navegador, con la sesión de cada uno, y también en la tablet del modo kiosco, con el PIN.

Sí. Cada fichaje guarda su propia ubicación, así que alguien puede entrar y salir en un centro y volver a entrar en otro el mismo día. Es lo normal en limpieza, mantenimiento, reparto y en cualquier equipo que se mueva entre sitios.

Sí, con el modo kiosco, que está en los dos planes. Cuelgas una tablet en la entrada del centro, abres el kiosco en su navegador y cada persona ficha tecleando su PIN de seis dígitos. No hay que instalar nada ni comprar un terminal, y el fichaje que sale de ahí es uno normal: mismo registro de jornada y misma cadena de integridad que el del móvil. El PIN lo asigna Geozly al dar de alta a cada persona, que lo tiene en su propio perfil como su número de empleado. Para que funcione, esa persona tiene que tener la cuenta activada: si importaste la plantilla sin enviar invitaciones, manda el email de registro antes de encender la tablet. Es la respuesta para quien no lleva móvil de empresa, trabaja con las manos ocupadas o no quiere usar su teléfono personal, y también para los centros donde no se puede llevar móvil en planta.

No, y conviene saberlo antes de decidir. El kiosco resuelve el problema de con qué ficha la gente, no el de dónde estaba: quien tenga el enlace del kiosco y un PIN puede fichar desde cualquier navegador. Lo que compara la posición con el área del centro es el GPS del móvil, y el cartel QR dice a qué centro corresponde el fichaje. Si lo que necesitas es comprobar dónde está cada persona al fichar, el camino es el móvil con GPS; si lo que necesitas es que tu gente no tenga que poner su teléfono, el camino es el kiosco. Muchas empresas usan los dos, cada uno donde tiene sentido.

Sí, y está en los dos planes. Imprimes el cartel con el código de cada centro, tu gente lo escanea al llegar y el fichaje queda vinculado a ese centro. El código identifica la ubicación, no demuestra por sí solo la presencia: si alguien escanea el cartel de un centro que no es el de su turno, el fichaje se rechaza y te llega además una alerta. Cuando el centro exige presencia, el GPS aplica el modo configurado: en estricto no deja entrar desde fuera del perímetro y en flexible permite el fichaje, pero lo marca como remoto y genera una alerta. Si necesitas invalidar carteles antiguos, renuevas el código y listo.

No. Sin el recorrido de la jornada, la posición se toma solo en el momento del fichaje (entrada, salida y pausas) y en los avisos que el trabajador envía con su ubicación, y no se guarda dónde está nadie fuera de esos momentos. El recorrido lo activas tú para personas concretas, y entonces la app registra su ubicación mientras trabajan, nunca en las pausas y nunca fuera de la jornada. Si alguien olvida fichar una pausa o la salida, la app para sola 30 minutos después del fin de su turno, o 10 horas después de la entrada si no tiene turno o es por horas. En el mapa en vivo solo se ve a quien está fichado, y solo mientras dura su jornada.

Sí, con el recorrido de la jornada, que está en los dos planes. Lo activas para personas concretas firmando en el panel una declaración que las nombra, en la que dices para qué lo quieres y afirmas que antes las has informado a ellas y a sus representantes y que has hecho la evaluación de impacto, que subes con la declaración. Geozly no la revisa: la decisión y su justificación son tuyas. Desde ese momento la app de esa persona registra su ubicación cada 50 metros o cada minuto, lo que ocurra antes, mientras tiene la jornada abierta, nunca en las pausas, con un aviso en el móvil, y tú ves el recorrido de cada jornada y la distancia estimada. La distancia no se paga sola: se le propone al trabajador al declarar sus kilómetros y él la confirma o la cambia. Los puntos se borran a los treinta días, o en el plazo que declares, hasta un máximo que depende de la finalidad. Solo se registra desde la app, nunca desde el navegador. Y si te basta con saber dónde estaba cada persona en cada parada, los avisos lo resuelven sin seguir a nadie entre paradas, y la ley obliga a preferir lo menos intrusivo.

El trabajador declara los kilómetros de cada jornada. Si tienes activo el recorrido de la jornada, la app le propone una distancia estimada y él la confirma o la cambia. La distancia es una estimación, no una lectura exacta de carretera, y no se paga sola.

Solo durante tu jornada: desde que fichas la entrada hasta que fichas una pausa o la salida, nunca en las pausas. Antes de que se registre nada ves lo que tu empresa ha declarado, el móvil te lo indica mientras dura, y puedes ver y descargar tu propio recorrido. Si usas tu móvil personal, puedes elegir no usarlo para el recorrido sin que cambie tu fichaje.

La ley permite a la empresa usar sistemas de geolocalización para controlar a sus trabajadores si antes les informa de forma expresa, clara e inequívoca (art. 90 de la LOPDGDD) y la medida es proporcionada. En Geozly la decisión y su justificación son de la empresa: el titular firma una declaración que las recoge y Geozly no la revisa. Pide asesoramiento a tu delegado de protección de datos o a tu asesoría.

Sí. Viajan cifrados, se alojan en servidores de la Unión Europea y se tratan conforme al RGPD. Si activas el recorrido de la jornada para alguien, sus puntos se borran a los treinta días, o en el plazo que declares, y no entran en el registro de jornada. Dentro de tu organización los ven los responsables autorizados, no hay ninguna dirección pública desde la que se pueda alcanzar un dato, y cada consulta comprueba quién la hace y a qué empresa pertenece. Tu asesoría laboral, si la autorizas, ve la ubicación con la que se cuentan los festivos de cada persona que la tenga y nunca las coordenadas de un fichaje, aunque las horas en festivo pueden apuntar a dónde se trabajó un día y, de quien no tiene ubicación de cara a festividades, dejar deducir la comunidad y a veces el municipio de su domicilio. Si has dado de alta como ubicación el domicilio de quien teletrabaja y es su ubicación de cara a festividades, ve el nombre, el municipio y la comunidad de ese domicilio. Qué puede hacer el soporte de Geozly en tu cuenta y cómo queda anotado lo explicamos en la pregunta de quién puede ver los datos de tu empresa.

Sí, en los dos planes. Tu gente abre el chat del bot de Geozly y ficha entrada, salida y pausas desde ahí, sin instalar nada y sin recordar ninguna contraseña. Funciona en Android y en iPhone, porque Telegram está en los dos. Al fichar entrada o salida se abre un instante una ventana de Geozly que lee el GPS y lo envía directamente a nuestros servidores: la ubicación no pasa por Telegram, y la geovalla del centro se comprueba igual que desde la app. Lo activas tú desde Configuración, y después puedes mandarle la invitación a cada persona desde su ficha, o generarla ella misma desde su perfil. Lo que no puedes es conectar la cuenta por nadie: eso lo decide el trabajador dentro del propio chat, con la lista delante de lo que queda en él, y puede decir que no o desvincularla cuando quiera. Lo que este canal no puede comprobar es si un móvil simula su posición, igual que el fichaje desde el navegador: para eso hace falta la app instalada en un Android.

Sí, y conviene entender por qué, porque la objeción que se lee por ahí es correcta: un chat no es un registro horario. Un mensaje de Telegram no prueba nada, y una captura de pantalla tampoco. En Geozly el chat no es el registro: es el botón. Lo que pulsar ese botón produce es un fichaje en Geozly, con la hora que pone nuestro servidor -nunca el reloj del móvil ni el de Telegram-, encadenado por hash al fichaje anterior, verificado cada noche y conservado con el resto. Es el mismo registro que produce la app, la web o el kiosco, y el que ve un inspector con su acceso temporal. Si mañana desaparecieran todos los mensajes del chat, tu registro horario seguiría intacto y completo: no hay nada en Telegram que haga falta para reconstruirlo.

Al fichar entrada o salida, con dos comprobaciones que tienen que pasar las dos. La primera dice qué cuenta llama: Telegram firma criptográficamente los datos de la sesión y nosotros verificamos esa firma con nuestra clave, así que un mensaje fabricado no pasa. La segunda dice que esa llamada concreta es la que el chat pidió: los botones de entrada y salida llevan un código de un solo uso que se gasta al pulsarlo, de modo que repetir una llamada antigua no ficha dos veces. Y el vínculo entre la cuenta de Telegram y la de Geozly nace de un enlace que sirve una sola vez y caduca a los treinta minutos. Ese enlace puede mandárselo la empresa a su correo o pedirlo el propio trabajador, pero abrirlo no conecta nada: el trabajador tiene que aceptar dentro del chat, y puede rechazarlo. La empresa invita, pero no puede atar el Telegram de nadie sin que esa persona diga que sí.

Lo justo para que el canal funcione, y te lo contamos entero. El chat es un mando a distancia: el bot enseña unos botones y confirma con dos palabras, sin decir siquiera la hora, porque el propio mensaje de Telegram ya lleva la suya. Telegram ve que la cuenta de cada trabajador ha hablado con el bot -desde el primer mensaje, y aunque al final no conecte nada-, la hora a la que pulsa cada botón y, como los mensajes se quedan en el chat, la hora de cada entrada, salida y pausa que haga desde ahí. Ve también si en ese momento tiene una jornada abierta, si está en una pausa y si puede fichar ahora desde ese chat, porque de eso dependen los botones que se le ofrecen, y, si abre en su chat el enlace de otra empresa, que trabaja o ha trabajado para más de una, porque el bot le avisa de que el chat pasa a fichar para ella. Y por los avisos que el bot le da, ve si tu empresa tiene activado el fichaje por Telegram cuando abre tu invitación, que ha vinculado otra cuenta de Telegram si lo hace, y que su cuenta de Geozly está bloqueada si lo está. No ve su nombre ni su DNI, ni para qué empresa trabaja, ni a qué hora empieza su turno, cuánto dura o en qué centro es, ni su ubicación, ni el historial de fichajes que guarda Geozly, ni las horas que le calcula la empresa. Telegram es una empresa de Emiratos Árabes Unidos y la Comisión Europea no ha declarado que ese país proteja los datos al nivel europeo, así que la base legal de ese envío es el consentimiento de cada trabajador, que se le pide con esa lista delante antes de vincular la cuenta. Por eso el canal viene desactivado y lo activas tú: incorporar a Telegram es una decisión tuya como responsable del tratamiento. Está todo en el apartado 6.III de la política de privacidad.

Se puede intentar, y Geozly lo vigila de tres formas, en los dos planes. Reconoce las aplicaciones que simulan la posición, avisa cuando alguien aparece en dos sitios separados por una distancia que exigiría ir a más de 300 km/h, y detecta cuando el reloj del móvil o del ordenador no cuadra con la hora real por más de cinco minutos. Cualquiera de las tres levanta una alerta al momento, pero no todas se pueden hacer en todos los canales. La app en Android hace las tres. La app en iPhone y el navegador hacen las dos últimas, porque saber si la posición está simulada sólo es posible en la app de Android. iOS no da ese dato a ninguna app y el navegador no lo recibe en ningún sistema. Desde Telegram sólo se vigila el salto de distancia, porque no llega ni la hora del móvil ni si la posición está simulada. Y en el kiosco no se hace ninguna de las tres. La tablet no lee la posición de nadie, ficha con la del propio centro y no envía la hora de su reloj, así que no hay nada que comparar. El salto sólo se mide cuando las dos posiciones son precisas, con 500 metros de margen como mucho, así que un ordenador al que el navegador sitúa por su conexión a internet casi nunca lo dispara. Los fichajes que la app guarda sin conexión y envía al recuperarla no pasan por la comprobación del salto ni por la del reloj, porque llegan tarde a propósito, aunque la ubicación simulada se sigue comprobando. Si para tu empresa esto es crítico, la app es el canal que te interesa.

Cuatro, y están en los dos planes. Tres son alertas: ubicación simulada -que solo se puede comprobar desde la app en Android, porque iOS no permite a una app saber si la posición está falseada-, salto imposible entre dos fichajes y reloj del móvil descuadrado. No todas se hacen en todos los canales, y en el kiosco no se hace ninguna, porque la tablet no lee la posición de nadie ni envía la hora de su reloj. El cuarto no es una alerta sino el propio registro: los fichajes se guardan encadenados unos a otros y no se pueden cambiar ni borrar sin que se note. Cada noche se comprueba solo que la cadena sigue intacta.

Casi siempre es un ajuste de su teléfono, no de Geozly: el navegador tiene la ubicación denegada de antes y por eso ni siquiera llega a preguntar. En iPhone hay dos ajustes con nombre parecido y manda el del sistema, así que hay que mirar los dos: en Ajustes, Privacidad y seguridad, Localización, la entrada "Sitios web de Safari" tiene que estar en "Al usar la app" y con la ubicación precisa activada; y en Ajustes, Safari, Ubicación, tiene que poner "Preguntar" y no "Denegar". En Android es el permiso de ubicación del navegador más los ajustes de sitios web dentro del propio navegador. Para saber en treinta segundos de qué lado está el problema, que abra cualquier otra web que pida ubicación: si ahí tampoco le sale el aviso, es el teléfono. Y si lo que ve es que la precisión es de kilómetros, entonces el permiso está dado pero sin ubicación precisa, que también hay que activar.

El GPS pierde precisión bajo techo o con mucho hormigón alrededor. Para eso puedes ampliar el radio del área en esas ubicaciones. Si el fichaje exige presencia en modo estricto, porque lo dice su turno o su ubicación, hace falta la posición también con el QR. Si no, el cartel con el código QR a la entrada registra la entrada aunque no llegue la posición.

Sí. La plataforma está alojada en la Unión Europea, los datos viajan cifrados, y tus trabajadores tienen derecho de acceso, rectificación y supresión. Lo que se crea, se cambia o se borra queda anotado en el registro de auditoría, salvo unas excepciones a propósito, como la respuesta a una encuesta anónima o lo que pasa dentro del canal de denuncias, que la política de privacidad enumera con lo que tampoco se anota. Y no hay seguimiento fuera del fichaje, salvo el recorrido de la jornada si lo activas, y entonces solo mientras se trabaja. Cuando interviene un proveedor externo (Google Maps para situar los centros, por ejemplo), lo hace con las garantías que el RGPD exige.

Desde el panel, sueltos o repetidos. Para uno suelto eliges fecha, horario, centro y a quién se lo asignas. Para uno que se repite defines la regla: cada día, cada semana con los días que quieras, o cada mes. En cada turno pones a tantas personas como necesites.

Sí. Defines la serie una vez, por ejemplo lunes, miércoles y viernes, y Geozly va generando las fechas solo. Puedes cambiar o cancelar un día suelto sin tocar el resto de la serie. Una fecha que cae en un festivo que ese centro no trabaja se crea igual, marcada como festivo y sin nadie, y se queda fuera cuando asignas a alguien a toda la serie desde otra fecha. En un turno sin ubicación cuenta el calendario de cada persona, y la fecha sólo se queda fuera para quien ese día tenga un festivo que el turno no trabaja. Si ese día se trabaja, puedes asignarla a mano.

Al abrir un turno ves a toda tu gente ordenada de mejor a peor encaje según cuatro cosas: lo cerca que está del centro, cuántas horas lleva ya, para repartir la carga, lo que cuesta su hora y el descanso que le queda de las últimas veinticuatro. El peso de cada una lo decides tú. Quien no se puede poner, por ejemplo porque ya tiene otro turno a esa hora, sale al final con el motivo. Si alguien no llegaría a tiempo desde su turno anterior, no habría descansado lo mínimo o tiene ese día una ausencia aprobada de día completo, la lista te lo dice y asignarlo te pide confirmación. Marcas a una persona o a varias y las asignas de una vez. Está en todos los planes.

Sí, cuando encadena turnos. Mira la distancia en línea recta entre el centro donde termina su turno anterior y el del turno que quieres cubrir, y el tiempo que queda entre los dos. Si para llegar tendría que ir a más de 120 km/h en coche, 300 en transporte público, 30 en bicicleta o 7 andando, la lista de ese turno te lo dice en su fila, y si lo eliges te pide confirmarlo y puedes asignarlo igual. También te avisa si no llegaría a su turno siguiente. El trayecto desde casa no lo juzga, porque nadie sabe a qué hora sale cada uno. Tampoco calcula cuánto se tarda por carretera, así que solo señala lo que es imposible.

Lo comprueba al asignar, y con más cuidado del habitual. Pide un bloque libre seguido de al menos once horas (doce según el Estatuto de los Trabajadores) en cualquier ventana de veinticuatro horas anterior al turno, y a quien no lo tendría la lista lo marca y asignarlo pide confirmación. Esto importa: un cálculo simplón de "horas entre el final de un turno y el principio del siguiente" prohibiría los turnos partidos, que son el pan de cada día en hostelería, comercio, limpieza y ayuda a domicilio. Con la ventana móvil, alguien con turnos de 09:00 a 10:00 y de 14:00 a 15:00 sigue pudiendo trabajar al día siguiente. El mínimo se puede ajustar por organización si tu convenio dice otra cosa.

Sí. En la lista de un turno marcas a las personas que quieras y las asignas de una vez. Si el turno es de una serie, puedes asignarlas a toda la serie, y la lista te dice antes si alguna se quedaría fuera de alguna fecha y por qué. Lo que Geozly no hace es repartir el cuadrante por su cuenta, porque a quién va cada turno lo decides tú.

Desde la app o desde el navegador: elige las fechas, el tipo de ausencia y la envía. A su responsable le llega el aviso y la aprueba o la rechaza desde el panel. El trabajador recibe la respuesta y todo el recorrido queda anotado. Si las fechas se pisan con otra ausencia suya ya aprobada o pendiente, Geozly lo avisa en el momento en lugar de dejar que se solapen.

Vacaciones, baja por enfermedad, permiso personal y compensación de horas extra. Cada tipo lleva su propio saldo de días y sus reglas de aprobación, y puedes ajustarlos a lo que diga tu convenio.

Solo. Cuando se aprueba una solicitud, el saldo baja. Cada persona ve en todo momento cuántos días le quedan de cada tipo, y un responsable puede ajustar el saldo a mano cuando haga falta.

Sí, todas las ausencias aprobadas en una sola vista. Es lo que te deja planificar turnos sin descubrir un hueco el viernes por la tarde. Se filtra por persona, por tipo y por periodo.

Son el canal para contar lo que pasó cuando el fichaje no refleja la realidad: se olvidó de fichar, se quedó sin batería, hubo un problema en el centro. El trabajador lo describe desde la app y adjunta fotos si hacen falta; el responsable lo revisa y lo resuelve desde el panel, y queda todo anotado. Está en los dos planes.

Las horas de más se van acumulando solas y puedes devolverlas en tiempo libre en vez de en dinero. Geozly lleva el saldo pendiente de compensar, y tanto el trabajador como su responsable lo consultan cuando quieren. Está en los dos planes.

Sí, y en cualquier plan. Subes de una vez todas las nóminas del mes tal como te las entrega la gestoría, y Geozly te propone a qué trabajador corresponde cada archivo leyendo su nombre: le vale el NIF, el correo o el nombre de la persona. Revisas la propuesta, corriges lo que haga falta y publicas. Cada trabajador recibe un aviso, entra desde el móvil o desde el navegador, se descarga la suya y, si se lo pides o quiere hacerlo por su cuenta, deja constancia de haberla recibido, con fecha y hora. Tú ves en una sola pantalla quién la tiene, quién la ha abierto y quién ha firmado el acuse de recibo, y puedes reenviar el aviso a quien no la haya abierto.

Sí. El mismo circuito vale para finiquitos, certificados de retenciones, contratos y comunicaciones internas. También puedes guardar documentos en la ficha del trabajador sin enviárselos: los ves sólo tú y el resto de responsables, y siguen ahí para cuando hagan falta.

No, y es a propósito. El aviso no incluye el documento ni ningún enlace: se limita a decir que hay algo nuevo y que se entre a la aplicación. Lo del adjunto es evidente, porque una nómina lleva salario, NIF y número de cuenta, y un archivo adjunto se reenvía sin dejar constancia de quién termina teniéndolo. Lo del enlace es menos evidente: el mensaje del tipo "su nómina ya está disponible, pulse aquí" es de los más suplantados que existen, y no nos parece razonable acostumbrar a una plantilla a pulsar precisamente el correo que algún día le enviará un tercero. El propio aviso lo explica, para que cualquiera reconozca uno falso.

Sí. En una nómina se pide el acuse de recibo, simple o avanzado, al publicarla o después, desde la lista de nóminas enviadas. El avanzado se confirma con un código que llega al correo de acceso del trabajador y lleva registro de evidencias y sello de tiempo. Sale avanzado sólo si se cumplen sus condiciones. Si la cuenta no las cumple, se firma igual como simple y el certificado dice por qué. Lo que no cabe en una nómina es la aceptación, porque la ley trata su firma como un recibí y no como una conformidad con las cifras. Acusar recibo tampoco significa haberla cobrado.

Es una firma electrónica, simple o avanzada, según lo que pida la empresa o, si firma sin que se lo pidan, lo que elija el trabajador. En las dos la persona está identificada con su cuenta, confirma con un acto explícito, y queda registrado el momento junto con una huella del documento concreto que se le entregó. Esa huella es lo que ata la confirmación a ese archivo y no a otro. La fecha de recepción se sella una sola vez y no se reescribe.

Sí, en todos los planes, simple o avanzada. Se firma en tres casos. El primero es el acuse de recibo de un documento, que puede ser simple o avanzado, también en una nómina: el trabajador confirma que lo ha recibido y queda registrado quién fue, identificado con su cuenta, cuándo lo hizo, desde qué dispositivo y dirección IP, y sobre qué archivo exacto, porque se guarda la huella del documento que recibió. Acusar recibo no significa estar de acuerdo con lo que dice el documento. El segundo es la aceptación de un documento, que cabe en un contrato, una comunicación u otro documento, nunca en una nómina, un finiquito ni un certificado de retenciones. Si lo que se acepta es una sanción o una reclamación, aceptarla no quita el derecho a recurrirla en los plazos que marca la ley. El acuse o la aceptación los puedes pedir al publicar el documento o después, desde la lista de documentos enviados, y el trabajador puede firmar cualquier documento suyo aunque no se lo hayas pedido. El tercero es la firma mensual del registro de jornada. Cuando cierras un mes y pides la conformidad, cada trabajador firma su registro de ese mes, conforme o no conforme. La aceptación, la firma mensual y el acuse avanzado llevan además un registro de evidencias, que guarda qué se firmó, quién lo firmó, cómo había entrado en su cuenta y desde dónde, y un sello de tiempo de FreeTSA sobre la huella de ese registro, que es un sello no cualificado. En la firma avanzada, la pida la empresa o la elija el trabajador, este la confirma con un código que recibe en su correo de acceso, y sale avanzada sólo si se cumplen todas sus condiciones. Si la cuenta no las cumple, se hace igual como simple y su certificado dice por qué. Firma siempre el propio trabajador, nunca un responsable en su nombre, y una firma hecha no se reescribe. El acuse se descarga como certificado en PDF o en CSV y cada firma tiene su certificado en PDF, para llevarlos a una inspección o a un juzgado, y la que lleva registro de evidencias tiene además un paquete con el que cualquiera puede comprobar, sin depender de Geozly, que el registro no ha cambiado desde la hora del sello. Geozly presta este servicio como prestador no cualificado de servicios de confianza, y ninguna de sus firmas es cualificada. El detalle está en la Política de firma y evidencias.

Sí, y sin coste añadido para ninguno de los dos. Está en los dos planes, la asesoría no paga por su espacio y sus asesores no cuentan como empleados tuyos. Tu asesoría tiene su propio portal, separado de tu panel, y nunca pasa a ser titular de tu cuenta. El acceso nace de ti: la invitas desde Tu asesoría, o apruebas la solicitud que te mande, y eliges qué le dejas hacer. Se lo puedes retirar cuando quieras y deja de ver tu empresa en el acto. Ve lo que hace falta para la nómina, como el registro de jornada, las ausencias, las cantidades de la pre-nómina y la ubicación con la que se cuentan los festivos de cada persona que la tenga, pero nunca las coordenadas de un fichaje, las fotos, los justificantes médicos ni el teléfono o los datos del domicilio de la ficha de tu gente. Si has dado de alta como ubicación el domicilio de quien teletrabaja y es su ubicación de cara a festividades, ve el nombre, el municipio y la comunidad de ese domicilio. Las horas en festivo sí pueden apuntar a dónde se trabajó un día y, de quien no tiene ubicación de cara a festividades, dejar deducir la comunidad y a veces el municipio de su domicilio. No puede corregir fichajes, aprobar ausencias ni dar de alta trabajadores, y todo lo que hace queda en tu registro de auditoría con su nombre.

En un paquete que no viaja por correo. Cada mes tiene su fin de devengo y su fecha tope de entrega, que acordáis con tu asesoría, y Geozly te recuerda que entregues el periodo diciéndote lo que falta en cifras, sin nombres. Al entregarlo se genera el paquete: las variables, las ausencias con sus fechas, las altas y bajas, el registro de jornada y las novedades que quieras añadir, como un anticipo o un embargo. Si no llegas a entregarlo, sale igual al vencer la fecha tope. La asesoría recibe un aviso sin adjunto, sin enlace y sin el nombre de tu empresa, y lo descarga dentro de su portal. Entregar no bloquea nada, porque el registro tiene que reflejar la jornada real. Si después corriges una jornada, a tu asesoría le aparece sola como un cambio posterior al paquete durante los 45 días siguientes al fin del periodo, y en uno más antiguo lo ve cuando ella lo comprueba.

Sí, si se lo permites. Sube el PDF de nóminas de tu empresa tal como lo saca su programa, y Geozly lo parte por el NIF que aparece en cada página, sin inteligencia artificial: la página que no encaja con un trabajador tuyo se queda pendiente, y nada se publica sin estar emparejado. Por defecto una persona de tu asesoría revisa cada nómina antes de confirmarla. Tu asesoría puede elegir que se asignen solas, asumiendo el riesgo de que alguna llegue a quien no era, y verás en cada lote cómo se asignaron. Por defecto no le llegan a nadie hasta que tú las liberas desde Nóminas. Si lo prefieres, el propietario puede dejar que se publiquen solas a las 8 de la mañana de la fecha de pago, nunca antes de las 8 del día siguiente a que tu asesoría las confirme, y aun así puedes retenerlas antes. Y si se retira el acceso, las que esperaban su fecha de pago se quedan retenidas hasta que las publiques tú. Cada trabajador recibe el aviso en nombre de tu empresa. Si una nómina llega a quien no era, se retira en el acto. Y si la retira tu asesoría, te avisamos al momento con lo que consta: si esa persona recibió el aviso, si llegó a abrirla y si firmó el acuse.

Sí, con las encuestas anónimas, que están en los dos planes. Escribes el cuestionario, lo lanzas a tu plantilla y cada persona contesta desde el navegador o desde la app con su propia cuenta. Tu empresa ve las respuestas, pero no quién ha escrito cada una: de cada respuesta no se guarda la persona, ni la fecha, ni la hora, así que ninguna pantalla ni ninguna exportación nombra a quien ha contestado cada cosa. Se guarda que alguien ha contestado, para que puedas recordárselo a quien falta, y nada más. Eso sí, como sabes quién ha contestado, si todos dan la misma respuesta a una pregunta, el resultado te dice lo que respondió cada uno, y lo mismo pasa cuando la única respuesta distinta es una que ya conoces, como la tuya. Hay cinco tipos de pregunta: sí o no, una escala con los extremos que tú pongas, una opción de varias, varias a la vez, o texto libre. Una encuesta lanzada no se puede editar, porque cambiar una pregunta convertiría en otra cosa lo que ya han contestado.

Al cerrarla, y sólo si han respondido cinco personas o más sin rol de supervisión ni de administración. Las respuestas de quien supervisa o administra también entran en los resultados, pero no cuentan para ese mínimo, porque son quienes los leen. Mientras está abierta ves cuántos han contestado y a quién le falta, que es lo que necesitas para recordar, pero no las respuestas. Las dos condiciones existen por el mismo motivo: con cuatro respuestas saber quién dijo qué es cuestión de descarte, y ver los resultados en vivo junto a la lista de quién falta deja deducir lo que acaba de responder el último. Por debajo de ese mínimo no enseñamos nada del contenido, sólo cuántas han llegado, y una pregunta que no lo alcanza se queda sin enseñar aunque el resto se vea. Te lo avisamos antes de lanzarla y no al final. Si tu plantilla sin cargos de supervisión ni de administración es de cuatro personas o menos, esto no te va a servir todavía. Los resultados se descargan en CSV, y esa descarga está en todos los planes: las respuestas las escribió tu gente. Ningún umbral arregla un texto libre que se delata solo, y por eso se lo advertimos a quien escribe. Tampoco una pregunta en la que todos responden lo mismo, o en la que la única respuesta distinta es una que ya conoces, como la tuya, porque el resultado dice lo que ha contestado cada uno.

Sí. Desde 2019 el RD-ley 8/2019 obliga a toda empresa a registrar la jornada diaria de su plantilla y a conservarla cuatro años. No llevarlo en regla es una infracción grave, con sanciones de entre 751 € y 7.500 € que suben con el número de trabajadores afectados y con la reincidencia. Geozly guarda ese registro solo, día a día.

Está hecho para ella. Cada fichaje queda guardado con su hora y encadenado al anterior, de manera que no se puede cambiar ni borrar nada sin que se note. Los registros son consultables por el propio trabajador y se exportan en el formato que pide la Inspección de Trabajo.

Le das al inspector un acceso de solo lectura, con la caducidad que tú decidas, y consulta los registros por su cuenta sin entrar en tu panel ni tocar nada. También puedes entregarle directamente el PDF o el CSV del periodo que te pida. Ese acceso está en los dos planes.

Sí, en CSV y en PDF, en los dos planes. El PDF sigue el formato de registro horario que pide la normativa, listo para entregar. Puedes exportar por periodo, por persona o por centro, con la fecha, la hora de entrada, la de salida y el total.

No. Los fichajes solo se pueden añadir, nunca modificar ni borrar: cada uno queda enganchado al anterior, así que cualquier intento de cambiar uno rompe la secuencia y salta a la vista. Además, cada noche se comprueba sola que todo sigue intacto. Si un responsable corrige una jornada a mano, la corrección se anota como tal, con quién la hizo y cuándo. Eso es justo lo que da valor al registro delante de un inspector.

Sí, en los dos planes. Pasado algo más de un día desde el final del mes, cuando ya no puede llegar ningún fichaje hecho sin conexión, el propietario o un administrador lo cierra desde el panel. Desde ese momento no se pueden cambiar las imputaciones a proyectos ni los kilómetros de ese mes, ni añadir o importar jornadas. Al cerrarlo, o después, puedes pedir la conformidad a la plantilla. Cada persona con cuenta recibe un aviso en la app y un correo sin enlaces, revisa su registro jornada a jornada y firma que está conforme o que no lo está, con sus observaciones. Las dos respuestas se guardan igual, y una disconformidad te llega al momento. El registro vale lo mismo firmado que sin firmar, así que nadie queda en falta por no firmar. Si después cambia algo que mueve las cifras del mes, como una jornada que se corrige o se anula, una ausencia aprobada, un festivo, las horas especiales, una compensación de horas o un gasto que se aprueba o se rechaza, el mes se reabre. Una firma sólo queda superada si cambió el registro de esa persona, y al volver a cerrarlo se le pide otra vez. Cada firma se descarga como certificado en PDF. Es firma electrónica simple o avanzada, según lo que pida la empresa, y no es cualificada.

Sí, en los dos planes. Geozly te da una dirección que publicas en tu web, y por ahí cualquiera puede informar de una posible infracción, también sin decir quién es, y volver con un código a leer la respuesta, contestar o adjuntar una foto. Puede usarlo quien ya no trabaja contigo, alguien de un proveedor o quien está en un proceso de selección, y no necesita cuenta en Geozly. Lo leen únicamente las personas que designes para instruir el expediente, y no basta con ser administrador o propietario de la cuenta. Nosotros contamos los plazos de la ley -el acuse en siete días y la respuesta en tres meses- y guardamos el libro de registro. Lo que es tuyo sigue siendo tuyo: aprobar el procedimiento y designar a tu Responsable del Sistema y comunicarlo a la autoridad, y te lo pedimos declarado antes de abrir el canal. La obligación de tener canal alcanza a las empresas de cincuenta o más trabajadores y, con independencia del tamaño, a las de los sectores que enumera la ley, pero puedes tenerlo igual sin estar obligada.

La hora exacta según el servidor, la posición GPS con su precisión, el dispositivo desde el que se hizo y el enganche con el fichaje anterior. Todo eso queda fijo y disponible para la auditoría y para la inspección.

Quince, en los dos planes. Retraso en la llegada, salida anticipada, ausencia sin justificar, horas extra, cierre automático de la jornada, entrada fuera del área, entrada que bloquea la geovalla en modo estricto, salida fuera del área, QR de un centro que no toca, ruptura de la cadena de integridad, varios días de trabajo sin fichar, una semana con más horas de las que fija tu empresa y las tres del control antifraude del GPS, que son ubicación simulada, salto imposible entre dos fichajes y reloj del móvil descuadrado.

Sí, en los dos planes, con una alerta para cada cosa. La primera salta cuando alguien lleva varios días de trabajo sin ningún registro de jornada, tres si no cambias el número. Un día con turno cuenta, salvo que la asignación se hiciera con el turno ya empezado, y si esa persona ficha sin cuadrante cuentan los días de la semana en los que suele fichar, salvo sus festivos. Los días de una ausencia aprobada de día completo nunca cuentan. La segunda salta en cuanto los registros de alguien superan las horas semanales que fijes, cuarenta si no cambias el número, sin esperar al domingo, y suma las jornadas cerradas igual que la bolsa de horas. Las cuarenta horas del Estatuto son un promedio anual y no un tope semanal, así que la alerta te da la cifra y no lo llama incumplimiento. Si más tarde se aprueba una ausencia que cubre esos días o se corrige un fichaje y el motivo desaparece, la alerta se retira sola.

Sí, en el panel. Las que salen del propio fichaje, como la de un fichaje fuera de zona, se crean al fichar. Las que dependen de un fichaje que no llega o de las horas trabajadas, como la de ausencia o la de horas por encima del turno, las levanta una revisión que corre sola cada quince minutos, cada media hora o cada hora, según el tipo, y la de días sin fichar sale al terminar el día que completa la racha. Todas aparecen en la campana de notificaciones y en la página de alertas, que ven los supervisores, los administradores y el propietario. La campana se consulta sola cada pocos segundos mientras tienes el panel a la vista. Las alertas no se mandan por correo ni como notificación push, así que se ven entrando en el panel. Si tu empresa conecta un sistema propio mediante webhooks, cada alerta nueva le llega también a ese sistema, con su tipo, su gravedad y unos identificadores, sin el texto ni el nombre de nadie.

Sí, en la página de alertas, por empleado, por severidad y por fechas. Lo que no hay es un reparto por responsable: todas las alertas de la empresa llegan a todos los supervisores, administradores y al propietario, porque Geozly no asigna trabajadores a un supervisor concreto.

Salta cuando alguien ficha en dos sitios separados por una distancia que obligaría a ir a más de 300 km/h. Suele significar que se ha falseado la posición. La alerta trae el detalle del trayecto entre los dos fichajes para que el responsable lo mire. No tiene que ver con el recorrido de la jornada, que es otra función. Está en los dos planes.

Asistencia por día, semana o mes, horas extra por persona, horas trabajadas por persona y por centro, puntualidad, desviación respecto al turno previsto y un panel con las cifras del momento. Todo se alimenta solo de los fichajes. Los informes están en los dos planes.

Sí, en CSV y en PDF. El CSV es el que llevas a la hoja de cálculo o a la gestoría; el PDF sale ya presentable para dirección o para la inspección. Se exporta con un clic desde cualquier informe, y lo que sale es exactamente lo que estás viendo con los filtros que tengas puestos.

Sí. En cuanto alguien ficha, la cifra cambia. No hay proceso nocturno ni hay que lanzar ningún cálculo a mano.

Sí, y los filtros se combinan entre sí: un rango de fechas cualquiera, una persona o un grupo, y uno o varios centros. Lo que exportes coincidirá siempre con lo que tengas en pantalla.

Sí, en los dos planes. Creas clientes y proyectos, asignas a cada persona los proyectos que le tocan, y el trabajador elige desde el móvil o desde el navegador a cuál dedica su tiempo mientras está fichando. Después, un responsable puede repartir esas horas de otra manera si la imputación necesita un ajuste. Es lo que te deja saber cuántas horas se han ido en cada obra, en cada cliente o en cada iniciativa interna.

No, y esto es importante. El reparto por proyectos es una capa de contabilidad aparte: cambiar cuántas horas van a cada proyecto no cambia ni el total de horas trabajadas ni el registro protegido que se entrega a la inspección. Puedes corregir el reparto de un día de hace un mes sin tocar nada de lo que ampara al trabajador.

Geozly reparte el tiempo solo. Cuando el trabajador toca otro proyecto, los minutos desde el último cambio se apuntan al proyecto anterior y el contador arranca para el nuevo. Si se mete en pausa, el contador para, y al volver sigue con el proyecto que tenía. Si le retiras del proyecto a media jornada, al editar el reparto a mano no te dejará apuntarle más minutos de los que realmente pudo dedicarle.

Sí. La suma de lo repartido no puede pasar del total trabajado, pero tampoco es obligatorio repartirlo todo. Lo que sobra aparece como "sin imputar" y queda a la vista. Es lo normal cuando parte del día es trabajo interno que no se factura a nadie.

Cada trabajador ve y cambia el suyo desde el móvil o el navegador. Los perfiles de propietario, administrador y supervisor ven y cambian el de cualquiera de su organización, y cada cambio queda anotado con su autor. Cuando un administrador entra en modo "ver como empleado", no puede tocar el reparto: el tiempo lo apunta quien lo trabaja o un responsable que quede identificado como tal.

Sí. Retirar a alguien de un proyecto no borra nada: cierra el periodo en el que estuvo. Volver a asignárselo abre un periodo nuevo. Así puedes reconstruir, para cualquier jornada del pasado, a qué proyectos podía imputar esa persona ese día, que es justo lo que te van a pedir en una auditoría de facturación.

Sí, en los dos planes. El trabajador anota los kilómetros que ha hecho por trabajo sobre cada jornada ya cerrada, desde el móvil o desde el navegador, y tú los pagas a la tarifa por kilómetro que hayas fijado. Si usas el recorrido de la jornada, la app le propone la distancia estimada y es él quien la confirma o la cambia. Como referencia, en España están exentos de IRPF hasta 0,26 € por kilómetro; Geozly te avisa si pones una tarifa mayor, aunque pagar más es perfectamente legal. La tarifa se congela en el momento de cada apunte: cambiarla después solo afecta a los kilómetros que se anoten a partir de entonces, nunca a los ya anotados. El responsable ve el kilometraje junto a cada jornada, puede corregirlo, con la corrección anotada, y el informe de coste laboral suma, por persona, sus horas a su coste más el kilometraje.

Todavía no. Las dos piezas están a medio camino. Crear los eventos dentro del calendario personal de Google tiene ya la conexión de la cuenta, pero no la sincronización automática. Y la suscripción de calendario, la dirección propia de cada persona que se añade a Google Calendar, Apple Calendar u Outlook, funciona en el servidor, pero todavía no hay ninguna pantalla desde la que copiar esa dirección, así que hoy no la puedes usar. Es lo primero que vamos a rematar de esta parte; si te hace falta ya, escríbenos.

Hoy no una que puedas usar para integrar, y preferimos decirlo claro. Geozly funciona sobre una API REST, la misma que usan el panel y la app, pero no hay claves de API para clientes ni una especificación publicada: esa API solo responde a la sesión de una persona, que caduca y hay que renovar, y no la ofrecemos como producto ni en un plan ni en el otro. Lo que sí sale de Geozly sin integrar nada son los ficheros: el registro de jornada en CSV en cualquier plan, y si trabajas con una asesoría laboral, el paquete que recibe cada mes en su portal. Si necesitas conectar algo concreto, escríbenos y lo miramos.

Geozly no calcula nóminas, construye el fichero que consume quien sí las calcula. Es un puente de pre-nómina por empleado y mes, y su gracia está en que no mete todas las ausencias en el mismo cajón: separa las retribuidas, las que suspenden el contrato, las no retribuidas y las injustificadas, que es justo donde se decide el dinero. Las horas justificadas nunca se suman a las trabajadas, porque el registro de jornada es de tiempo efectivo, y el propio fichero lo separa en columnas distintas para que nadie las confunda. Está en los dos planes. Lo que no hay es un botón de "enviar a Sage" ni conectores propios con A3, Nominasol, Meta4 o Holded, así que el fichero se descarga y se cruza con el sistema de tu gestoría. Si tu gestoría usa el portal de asesorías de Geozly, el camino es más corto. La autorizas, y cada mes recibe en su portal las variables con los códigos de concepto que haya definido y colocadas en la plantilla de importación que exporta su programa de nóminas. Aparte queda la exportación completa en CSV, que abre directo en Excel, y en PDF, con horas trabajadas, horas extra, ausencias y saldo por persona y filtros por centro y periodo. Si necesitas algo más automático, escríbenos y lo miramos.

Depende de a quién van. Las alertas, las incidencias y las solicitudes de ausencia llegan al panel, a la campana de notificaciones, y las ven los supervisores, los administradores y el propietario, sin correo ni push. Si tu empresa conecta un sistema propio mediante webhooks, las alertas le llegan también ahí, sin el nombre de nadie. Al trabajador le llegan a la app notificaciones push de lo suyo, como el recordatorio de que su turno empieza, los cambios de turno o la respuesta a una ausencia, y por correo lo que conviene tener fuera de la app, como la invitación para entrar. Cada trabajador elige en su perfil qué recibe por cada vía. La facturación, por su parte, se comunica por correo.

Dos, con las mismas funcionalidades, y en los dos las ubicaciones son ilimitadas, así que no pagas por centro de trabajo. Starter es gratis para siempre hasta 10 empleados. Professional es para pasar de 10 y cuesta 2,00 € por empleado y mes hasta 50 personas, y 1,00 € a partir de ahí, sin tope de plantilla. Se cuentan los empleados activos que hayan usado su cuenta o tengan algún registro de jornada, aunque sea manual, importado o del kiosco, y se paga por todos ellos, no a partir del undécimo, así que una empresa de 11 personas que usan su cuenta pasa de no pagar nada a pagar 22,00 € al mes, impuestos no incluidos. Los dos llevan el fichaje con GPS, QR, kiosco o Telegram, la geovalla en modo flexible o estricto, los turnos, las vacaciones y ausencias con aprobación, quince tipos de alerta automática con el control antifraude del GPS, el mapa en vivo, la cronología, el recorrido de la jornada, las incidencias con foto, los avisos que tu gente te manda desde su jornada, el control de horas extra, la imputación a proyectos, el kilometraje y el coste laboral, el fichero de pre-nómina, las encuestas anónimas, el canal interno de informaciones, los informes, la importación desde tu Excel, los miembros y roles para tu oficina, la exportación en CSV y PDF, el registro de auditoría y el acceso de solo lectura para la inspección. El soporte por email va incluido en los dos planes. Y en los dos puedes autorizar a tu asesoría laboral para que prepare la nómina desde su propio portal. Professional se anuncia con los impuestos no incluidos. Y si sois muchos, hay una tercera vía que no es un plan: a partir de unas 150 personas nos escribes a contact@geozly.com y cerramos un precio y una puesta en marcha para tu caso.

Sí, gratis para siempre y sin tarjeta. Llega hasta 10 empleados y lleva todas las funcionalidades, las mismas que Professional, con ubicaciones ilimitadas. No caduca ni tiene letra pequeña, y una empresa pequeña puede llevar con él todo su control horario sin pagar nada.

No hace falta, porque el plan Starter ya es gratuito para siempre, lleva todas las funcionalidades y llega hasta 10 empleados, sin tarjeta y sin fecha de caducidad. Puedes usarlo con tu empresa real el tiempo que quieras y decidir con conocimiento de causa. Cuando contratas Professional empiezas a pagar desde el primer día, sin días gratis previos ni cargos que aparezcan semanas después. Si cancelas, tu empresa vuelve al Starter y no pierdes nada de lo que hayas registrado.

No, ni permanencia ni contratos largos. Das de baja cuando quieras desde Facturación, con el botón Cancelar plan, y mantienes el acceso hasta el final del mes que ya has pagado. Tus datos se conservan y puedes volver cuando te venga bien.

La facturación es mensual. En Professional se cuentan los empleados activos que hayan usado su cuenta o tengan algún registro de jornada, aunque sea manual, importado o del kiosco. Una invitación pendiente, sin uso de cuenta ni registros, no se factura. Eso sí, Professional cobra como mínimo un empleado al mes, aunque todavía no haya ninguno facturable. Los roles de administración y supervisión no añaden asientos por sí solos: si esas personas también figuran como empleados, se aplica el mismo criterio. Las ubicaciones no cuestan nada. Los precios de la web se indican con los impuestos no incluidos. La factura añade el IVA que corresponda, y si tu empresa está en Canarias, Ceuta o Melilla va no sujeta y el impuesto lo liquidas tú. El cobro lo procesa Stripe y recibes la factura por email.

En servidores de la Unión Europea. El núcleo del control horario no saca datos de la UE. Algunos módulos opcionales usan proveedores de fuera, como Google Maps para situar los centros o Telegram si activas el fichaje desde el chat, y en esos casos la transferencia tiene la base que exige el RGPD, que en el de Telegram es el consentimiento de cada trabajador. La importación desde tu Excel ya no es uno de ellos: desde septiembre de 2026 la lee Geozly en sus propios servidores, sin enviarla a nadie. Está detallado en nuestra política de privacidad.

De camino, sí: todas las comunicaciones van por HTTPS con TLS 1.3. En el servidor, los archivos sí y la base de datos no, y preferimos decir exactamente cuál es cuál. Todo archivo que se sube (nóminas, partes de baja, justificantes, fotos) se guarda cifrado, con una clave que no está ni en la base de datos ni en las copias de seguridad, así que una copia de esos archivos que saliera del servidor no se podría leer. La base de datos, donde están los fichajes, no va cifrada en el servidor; la protege un control de acceso estricto (ningún archivo ni dato es alcanzable desde una dirección pública, y cada petición comprueba la identidad de quien la hace). Hay además una copia de seguridad diaria de la base de datos y de los archivos, que se comprueba antes de darla por buena. En el propio servidor esas copias llevan la base de datos sin cifrar, como en uso, y solo con acceso restringido. Además, cada día sale una copia cifrada a un almacenamiento en Alemania, donde nadie la puede leer sin una clave que no está ni en el servidor ni en el proveedor, y donde nadie la puede borrar antes de tiempo, tampoco nosotros. Ninguna copia, dentro o fuera del servidor, se guarda más de siete meses. Y los fichajes llevan su propia protección: quedan encadenados unos a otros con una huella criptográfica, así que no se pueden alterar sin que se note.

La gente de tu organización, cada uno según su perfil. El propietario y los administradores gestionan la empresa. El supervisor lleva el día a día y ve a toda la plantilla, porque Geozly no divide la empresa en equipos. El perfil de solo lectura ve una parte del panel y no gestiona nada. Ningún otro cliente ve tus datos. De fuera de tu organización entra quien tú autorices, como el inspector al que das un acceso temporal o tu asesoría laboral. La asesoría, solo si tú la autorizas, ve lo que necesita para la nómina, como el registro de jornada y las ausencias, y nunca las coordenadas de un fichaje ni los justificantes médicos. Todo lo que hace, también lo que consulta y descarga, queda en tu registro de auditoría con su nombre, y le retiras el acceso cuando quieras. Y está el soporte de Geozly, una sesión que nadie abre sin permiso de superusuario. Con él la regla es otra, y conviene saberla. Lo que esa sesión crea, cambia o borra queda en tu registro de auditoría con el nombre de quien lo hizo. Lo que solo consulta o exporta no se anota ahí, porque es trabajo interno nuestro y no algo que haya hecho tu empresa. La política de privacidad lo dice igual. Un registro sellado de la página de cumplimiento es otra cosa, porque se queda guardado en tu historial de exportaciones, así que sí se anota con su nombre. Y si soporte abre un documento publicado a tu plantilla, queda además en el historial de ese documento como acceso de Geozly. Puede hacer casi todo lo que haría tu empresa. Algunas cosas se quedan para ti. No puede autorizar a una asesoría ni a un inspector, ni contratar, cambiar o cancelar el plan, ni tocar los cupones, ni mover el correo de acceso de nadie, ni leer o teclear el PIN de kiosco de nadie. Puede darle a alguien un PIN nuevo, pero no llega a verlo ni puede elegirlo. El nombre, el NIF y la dirección fiscal de la empresa sí los puede corregir. Y nunca hace lo que la ley atribuye a cada persona, como pedir sus ausencias o firmar su registro. No ficha ni firma en nombre de nadie, no presenta incidencias, no declara como si fuera esa persona sus kilómetros ni sus gastos y no imputa horas a proyectos en nombre de nadie.

Sí, con una excepción que impone la ley y conviene saber antes de pedirlo. Se borran los datos de tus empleados, la configuración y todo lo que no esté sujeto a una obligación de conservación. El registro de jornada es la excepción: el RD-ley 8/2019 obliga a conservarlo cuatro años, y el propio RGPD exceptúa del derecho de supresión los datos que hay que guardar por obligación legal (art. 17.3.b). No es una reserva nuestra, es lo que te protege a ti en una inspección, y pasado ese plazo deja de haber motivo para conservarlo. Lo que borramos puede seguir un tiempo dentro de las copias de seguridad (las del servidor, con acceso restringido, que llevan la base de datos sin cifrar y los archivos cifrados, y la externa, cifrada entera), hasta que caducan, como mucho siete meses después, y no se usan para nada más que recuperar el servicio si hubiera un desastre. Escríbenos a contact@geozly.com para arrancar el proceso.

Por email, en contact@geozly.com. El soporte por email va incluido en los dos planes. Quien contesta es la persona que ha escrito Geozly, así que no hay guion ni primer nivel que filtre, y la respuesta viene de quien conoce por dentro tanto el producto como la normativa española que hay detrás.

La puesta en marcha te va guiando paso a paso dentro de la propia herramienta, desde la primera ubicación hasta los empleados y los turnos, y funciona igual en todos los planes. En el canal de YouTube de Geozly hay además tutoriales en vídeo, uno por tarea. Lo que no resuelvan lo resolvemos por email, en contact@geozly.com.

Tu gente puede seguir fichando. La app guarda el fichaje en el móvil con la hora real en que se pulsó y lo sube en cuanto vuelve la conexión, así que un corte nuestro no deja un hueco en tu registro de jornada, que es lo que te juegas en una inspección. Lo que no vas a leer aquí es un porcentaje de disponibilidad comprometido, porque hoy no hay un acuerdo de nivel de servicio detrás que lo respalde, y un número sin contrato debajo no significa nada.