Política de signatura i evidències

La versió vigent és la primera de la taula. Cada signatura que porta registre d'evidències desa la versió d'aquesta política que estava vigent quan es va fer, i el seu certificat la imprimeix juntament amb l'adreça d'aquesta pàgina.

Aquesta política explica com funcionen les signatures electròniques que les persones que treballen a les empreses clients de Geozly fan a la Plataforma, quines proves queden de cadascuna, com es comproven, quant temps es desen i què passa amb elles si Geozly deixa de prestar el servei.

L'aplica el titular de Geozly, identificat a l'apartat 1 dels Termes i Condicions d'Ús. Complementa aquells Termes i la Política de Privadesa, que explica quines dades personals es tracten en signar. El termini de conservació a què remet l'apartat 20.6 dels Termes és el que es descriu aquí, als apartats 10 i 12.

Crear signatures electròniques per compte d'altres és un servei de confiança segons l'article 3, punt 16, lletra c), del Reglament (UE) núm. 910/2014 (eIDAS), en la redacció del Reglament (UE) 2024/1183. Geozly presta aquell servei com a prestador no qualificat de serveis de confiança. No és un prestador qualificat ni figura a la Llista de Confiança de la UE, no expedeix certificats electrònics de cap tipus i no presta serveis de segellament de temps. El segell de temps de les seves signatures l'emet un tercer (apartat 8).

La Llei 6/2020, d'11 de novembre, obliga els prestadors no qualificats a comunicar l'inici de la seva activitat al ministeri competent. Geozly encara no ha presentat aquella comunicació. Quan la presenti, aquesta política dirà en quina data ho va fer.

• El registre mensual de jornada. Quan l'empresa tanca un mes i demana la conformitat, cada persona signa el seu registre d'aquell mes, conforme o no conforme, amb les seves observacions. Totes dues respostes es desen igual. Signar no és condició de validesa del registre, que val igual signat que sense signar.
• L'acusament de recepció d'un document. En lliurar una nòmina, un finiquit o un altre document, o després, l'empresa pot demanar a la persona que confirmi que l'ha rebut. Acusar recepció només deixa constància d'això i de quan. No significa estar d'acord amb el que diu el document ni, si és una nòmina, haver-la cobrat.
• L'acceptació d'un document. En un contracte, una comunicació o un altre document, l'empresa pot demanar que la persona el signi per acceptar-lo. L'acceptació no és possible en una nòmina, un finiquit ni un certificat de retencions. Si allò que s'accepta és una sanció o una reclamació, acceptar-la no treu el dret a recórrer-hi en els terminis que marca la llei, i el text que la persona llegeix abans de signar ho diu.

La persona també pot signar qualsevol document seu encara que l'empresa no li ho hagi demanat, amb l'acusament de recepció o amb l'acceptació, i amb el nivell que triï entre els que l'empresa podria demanar. El seu registre d'evidències i el seu certificat diuen que va signar per iniciativa pròpia, sense petició de l'empresa. Un document admet un sol acusament de recepció i una sola signatura amb registre d'evidències.

Quan l'acusament d'un finiquit porta registre d'evidències, tant si el demana l'empresa com si el tria la persona, abans de signar indica si signa en presència d'un representant legal dels treballadors, si no ha fet servir aquella possibilitat o si l'empresa ha impedit aquella presència (article 49.2 de l'Estatut dels treballadors). En l'acusament de recepció simple d'un finiquit, la Plataforma no li ho pregunta.

Signa sempre la persona mateixa, des del seu compte. Ni un responsable de l'empresa ni el suport de Geozly poden signar en nom seu, i el PIN del mode quiosc no serveix per signar. Una signatura feta no es pot desfer ni modificar. Si un document té un error, es corregeix amb un altre de nou.

Geozly ofereix dos nivells de signatura electrònica, simple i avançada, i l'empresa tria quin demana en cada cas. En un document que signa sense que li ho hagin demanat, el tria la persona. Una signatura demanada o triada com a avançada surt avançada només si es compleixen les cinc condicions d'aquest apartat. Si el compte o l'inici de sessió no les compleixen, es fa igual com a simple i el seu certificat diu per què.

Signatura simple. Deixa constància de qui signa, des del seu compte i amb la seva sessió iniciada, quan, des de quin dispositiu i adreça IP i sobre quina empremta exacta d'allò signat. La signatura del registre mensual, l'acceptació d'un document i l'acusament de recepció amb nivell avançat, tant si el demana l'empresa com si el tria la persona, porten, a més, sigui quin sigui el nivell que assoleixin, un registre d'evidències i un segell de temps d'un tercer (apartats 7 i 8). L'acusament de recepció simple deixa la seva constància al rastre d'accessos del document (apartat 7).

Signatura avançada. Està dissenyada per complir els quatre requisits de la signatura electrònica avançada de l'article 26 del Reglament (UE) núm. 910/2014 (eIDAS). No és una signatura electrònica qualificada ni l'emet un prestador qualificat de serveis de confiança, de manera que no té l'equivalència amb la signatura manuscrita de l'article 25.2 d'eIDAS. Qui signa confirma cada signatura avançada amb un codi d'un sol ús que rep només al seu correu d'accés, el correu amb què entra a Geozly. Una signatura demanada com a avançada surt avançada només si es compleixen alhora aquestes cinc condicions, que el servidor comprova a cada signatura i desa amb ella.

1. El compte l'ha activat la persona mateixa, i el seu correu d'accés està verificat sense que l'hagi donat per verificat el suport de Geozly.
2. El correu d'accés no ha canviat en els 7 dies anteriors.
3. La persona ha iniciat o confirmat la seva sessió amb la seva contrasenya o amb Google en els 30 minuts anteriors a demanar el codi.
4. El codi només serveix per a aquella operació concreta, és a dir, per a qui signa, l'empremta exacta d'allò que signa i el text que ha llegit i, al registre mensual, la seva resposta i les seves observacions.
5. Ningú no signa per una altra persona. No es pot signar des d'una sessió de suport ni amb el PIN del mode quiosc.

Si falla alguna de les tres primeres, la signatura es fa igual, com a signatura simple, i el seu certificat diu quina ha fallat. Una signatura mai no es bloqueja per això. Les dues últimes no rebaixen la signatura, la impedeixen: un codi que no és el d'aquella operació no serveix per signar, i des d'una sessió de suport o amb el PIN del mode quiosc no es pot signar. Queda un risc que no s'amaga. Geozly dona per fet que només la persona entra a la bústia del seu correu d'accés, i això no es pot comprovar des de fora. Si una altra persona pot entrar en aquella bústia, per exemple algú de l'empresa quan el correu el gestiona l'empresa, la signatura no seria de debò avançada.

Aquest apartat descriu el mètode de verificació de la identitat que demana l'article 4.3.a del Reglament d'Execució (UE) 2025/2160.

• La identitat de cada persona l'aporta la seva empresa, que la dona d'alta amb el seu nom, el seu NIF i l'adreça de correu a la qual la convida. Geozly no comprova documents d'identitat ni fa videoidentificació.
• El compte l'activa la persona mateixa amb un codi d'un sol ús que rep en aquella adreça, o entrant amb el compte de Google d'aquella mateixa adreça. Un compte que ningú no ha activat no pot signar.
• Cada signatura surt d'una sessió que la persona ha iniciat amb la seva contrasenya o amb Google, i s'atribueix al seu compte, mai a la fitxa que escriu l'empresa.
• Una signatura avançada exigeix, a més, el correu d'accés verificat per la persona mateixa, l'autenticació recent amb contrasenya o Google i el codi d'un sol ús enviat a aquell correu i vinculat a l'operació (apartat 5).

El registre d'evidències de cada signatura diu d'on surt cada dada d'identitat, és a dir, qui va donar d'alta la fitxa i quan, quan i com es va verificar el correu, com es va activar el compte i quan van canviar per última vegada el correu d'accés i la contrasenya. Una dada que no consta es desa buida i mai no s'omple.

Cada signatura del registre mensual, cada acceptació d'un document i cada acusament de recepció amb nivell avançat, tant si el demana l'empresa com si el tria la persona, porten un registre d'evidències. És un document en format JSON que s'escriu una sola vegada, en el moment de signar, i no es modifica després. La seva empremta SHA-256 es desa amb la signatura, es segella amb el segell de temps d'un tercer i es torna a calcular cada nit per comprovar que res no ha canviat. Desa el següent.

• Què es va signar. El tipus de signatura, el mes o el document, l'empremta SHA-256 dels bytes exactes que es van signar i, en un document, qui el va pujar i el va publicar i quina signatura va demanar l'empresa, o que la persona va signar sense petició.
• Qui va signar. El nom i el NIF tal com consten a l'empresa, el compte amb el seu correu d'accés, i l'empresa amb la seva raó social i el seu CIF.
• D'on surten la identitat i el canal (apartat 6).
• L'autenticació. Amb què es va autenticar la persona per última vegada abans de signar (contrasenya o Google) i quan, un identificador pseudònim de la sessió i la constància que no era una sessió de suport ni el PIN del mode quiosc.
• El codi d'un sol ús, si n'hi va haver. Per quina via es va enviar i a quina adreça, sempre emmascarada, què autoritzava, quan es va emetre, quan caducava, quan es va validar, quants intents van fallar i l'identificador del correu que el va portar.
• L'acte. El text íntegre que la persona va llegir abans de signar, amb la seva empremta, el botó que va prémer, les seves observacions o l'elecció del finiquit, i l'hora de cada pas.
• El context tècnic. L'adreça IP i, quan arriba, el port d'origen, el navegador o la versió de l'app, i l'hora del servidor.
• La plataforma. La versió del programari, la versió d'aquesta política i que l'emet Geozly, que no és un prestador qualificat.

El registre mai no desa el codi d'un sol ús, ni la seva empremta, ni l'adreça completa a la qual es va enviar. Del codi, Geozly desa només la seva empremta, a la petició del codi, per poder-lo comprovar. Aquella petició s'esborra sencera 90 dies després que el codi caduqui, tant si ha acabat en una signatura com si no, perquè allò que la signatura en necessita queda copiat al seu registre d'evidències en signar.

Allò que passa després de signar no s'escriu al registre, que no canvia. Si una signatura del registre mensual queda superada perquè aquell registre va canviar, o si un document es retira, ho diu el certificat de la signatura.

L'acusament de recepció simple no porta registre d'evidències ni segell de temps. La seva constància és al rastre d'accessos del document, que no es modifica i desa qui va acusar recepció, quan, des de quina adreça IP i quin dispositiu, i sobre quin fitxer, que queda identificat per la seva empremta SHA-256. Aquell rastre es descarrega com a certificat.

Cada registre d'evidències es segella amb un segell de temps RFC 3161 que emet FreeTSA (freetsa.org), una autoritat de segellament de temps gratuïta. És un segell no qualificat, perquè FreeTSA no figura a la Llista de Confiança de la UE. Acredita que el registre existia en aquell moment amb aquella empremta, no qui el va crear.

A FreeTSA només hi viatja l'empremta SHA-256 del registre, 32 bytes que no permeten saber res del seu contingut. Mai no rep un nom, una empresa, un document ni cap altra dada.

El segell es demana just després de signar i mai no retarda ni bloqueja la signatura. Si FreeTSA no contesta, la signatura queda amb el segell pendent, es torna a demanar automàticament i el certificat ho diu. Quan arriba, el certificat imprimeix també el temps que va passar entre la signatura i el segell. Mai no es presenta l'hora del servidor com si fos un segell.

Geozly comprova cada segell contra el certificat de FreeTSA que té fixat, i no dona per bo un que no superi aquella comprovació.

Qui va signar descarrega el certificat de la seva signatura i el seu paquet d'evidències des del seu compte, al web o a l'app, mentre tingui accés en aquella empresa: la seva fitxa activa i, en un document, que no s'hagi retirat. Quan ja no el té, els demana a la seva empresa, que els pot descarregar tots perquè és la responsable. En la signatura del registre mensual els descarreguen el propietari i els administradors de l'empresa, i en un document, els responsables de l'empresa que poden veure aquell document.

El paquet d'evidències és un fitxer ZIP que porta evidencias.json (el registre d'evidències, amb els mateixos bytes l'empremta dels quals es va desar en signar), sello.tsr (el segell de temps) i tsa-cadena.pem (el certificat arrel de l'autoritat de segellament que Geozly té fixat, mai un que vingui amb el segell) quan el segell ja ha arribat, certificado.pdf i LEEME.txt, amb aquestes mateixes instruccions. Dues ordres comproven, sense dependre de Geozly, que el registre d'evidències existia sense canvis a l'hora del segell i, en un document, que el document és el de l'empremta. No proven per si soles qui va signar: això ho sosté allò que desa el registre d'evidències (apartats 7 i 8).

1. sha256sum evidencias.json ha de donar l'empremta del registre d'evidències que imprimeix el certificat.
2. openssl ts -verify -data evidencias.json -in sello.tsr -CAfile tsa-cadena.pem ha de respondre Verification: OK. El certificat arrel de tsa-cadena.pem es pot comparar amb el que publica FreeTSA. Si el certificat de l'autoritat ja ha caducat, s'afegeix a l'ordre -attime amb l'hora del segell en segons des de 1970, que el LEEME.txt de cada paquet porta ja calculada.

En la signatura d'un document, a més, l'empremta SHA-256 del document signat (per exemple, amb sha256sum i el nom del fitxer) ha de coincidir amb la que imprimeix el certificat. El document no va dins del paquet, perquè ja el tenen la persona i la seva empresa. Si alguna empremta no coincideix, el registre o el document no són els que es van signar.

Les signatures del registre mensual fetes abans del 4 d'octubre de 2026, el dia que va començar el registre d'evidències, no en tenen ni tenen paquet. El seu certificat porta l'empremta del registre segellat i un enllaç de verificació, i es comproven en aquell enllaç. L'acusament de recepció simple es comprova amb el certificat del seu rastre d'accessos, l'empremta del qual ha de coincidir amb la del document.

Una signatura i el seu registre d'evidències es conserven tant de temps com allò signat.

• La signatura del registre mensual es conserva amb la còpia segellada del mes que cita, cinc anys des que es va emetre aquella còpia.
• La signatura d'un document amb registre d'evidències viu tant de temps com el document a la Plataforma. Aquell document no es pot esborrar a mà, i la seva signatura no es retira abans de quatre anys des que es va publicar el document, cinc en nòmines i finiquits, ni, en un contracte, abans de quatre anys des del final de la relació quan l'empresa ha registrat la data de baixa. Si no l'ha registrada, la signatura del contracte es conserva.
• L'acusament de recepció simple viu amb el seu document, al seu rastre d'accessos. Si l'empresa esborra el document, el rastre se'n va amb ell, i el seu registre d'auditoria conserva que es va esborrar, amb l'empremta del fitxer i la data de l'acusament.
• Les peticions de codi s'esborren 90 dies després que el codi caduqui, tant si han acabat en una signatura com si no.

Quant es conserva cada document ho decideix l'empresa, que és qui té l'obligació legal de conservar-lo. Com a referència, aquests són el mínim legal i el termini recomanat per a cada tipus de document.

Mentre presta el servei, Geozly conserva cada signatura, el seu registre d'evidències i el seu segell sense alterar-los durant el seu termini de conservació, comprova cada nit que continuen donant la seva empremta i que cada segell continua sent vàlid. Mentre presta el servei, Geozly tracta aquelles dades per encàrrec de l'empresa, de manera que les lliura a l'empresa, que és la responsable i qui atén la persona que va signar i l'autoritat judicial que les demani. Després d'un cessament, les lliura com diu l'apartat següent.

Si Geozly decideix deixar de prestar el servei, o només el seu servei de signatura electrònica, farà el següent.

1. Ho avisarà a cada empresa i a cada persona que hagi signat o acusat recepció de documents a la Plataforma amb almenys dos mesos d'antelació.
2. Fins a la data del cessament, cada empresa podrà descarregar les seves signatures, els certificats, els registres d'evidències i els acusaments de recepció, i cada persona podrà descarregar els seus des del seu compte, també si ja no té accés en aquella empresa.
3. Després del cessament, si només cessa el servei de signatura, les evidències de cada signatura i de cada acusament de recepció continuen a la Plataforma, amb Geozly com a encarregat de cada empresa, fins al seu termini de sempre. Si cessa tot el Servei, Geozly les conservarà sense alterar-les durant el termini que indica aquest mateix apartat. En tots dos casos, les lliurarà a l'empresa, a la persona que va signar o a l'autoritat judicial que les demani a l'adreça de contacte.
4. Cada signatura que té paquet d'evidències es pot comprovar sense Geozly, amb les ordres que porta el paquet mateix (apartat 9).
5. Si el servei es transmet a un altre prestador, Geozly ho avisarà amb la mateixa antelació, i l'empresa que s'hi oposi podrà descarregar les seves dades i resoldre els Termes abans de la transmissió.

Termini de conservació si cessa tot el Servei. Cada signatura i cada acusament de recepció es conserven el temps que tindrien si la seva empresa es donés de baixa a Geozly el dia del cessament. La signatura del registre mensual, cinc anys des de la seva còpia segellada. La d'un contracte amb la data de baixa registrada, quatre anys des d'aquella data, i la d'un contracte la relació del qual no consti acabada el dia del cessament, sis anys des del cessament. La de qualsevol altre document, el termini de conservació que l'empresa hagi fixat per als seus documents o, si no en va fixar cap, el mínim legal, que són quatre anys des que es va publicar el document i cinc en nòmines i finiquits. El cessament no allarga la vida de cap, i allò conservat es va esborrant a mesura que venç cada cosa.

Si cessa només el servei de signatura, les evidències, els documents signats i tota la resta continuen a la Plataforma com fins aleshores, amb Geozly com a encarregat de cada empresa. Si cessa tot el Servei, els documents signats no formen part d'aquelles evidències i, des de la data del cessament, es tracten d'acord amb l'apartat 20.4 dels Termes.

Per demanar una evidència, o per a qualsevol consulta sobre aquesta política, escrigui a contact@geozly.com. Respon el titular de Geozly, Erick Moises Hernández Quiñones.